Informe para Inspección de Trabajo
Genera el documento oficial que necesitas presentar en caso de inspección laboral. Este informe cumple 100% con el Real Decreto-ley 8/2019 sobre registro de jornada obligatorio.
Contenido
- ¿Qué es el Informe para Inspección de Trabajo?
- Generar el Informe para Inspección
- Estructura del informe generado
- Cumplimiento normativo (RD 8/2019)
- Casos especiales
- Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo generar este informe?
- ¿Dónde debo conservar los informes?
- ¿Qué hago si la Inspección me pide el informe de un empleado que ya no trabaja?
- ¿Puedo modificar el PDF una vez generado?
- ¿El informe incluye horas extras?
- ¿Qué pasa si un empleado tiene varios fichajes en un mismo día?
- ¿Los festivos locales se tienen en cuenta?
- Sanciones por incumplimiento
- Consejos para inspecciones
- ¿Necesitas ayuda?
- Guías relacionadas
- Referencias legales
¿Qué es el Informe para Inspección de Trabajo?
Es el documento oficial que debes presentar a la Inspección de Trabajo cuando te lo requieran. Contiene el registro completo de jornada de un empleado durante un período determinado, cumpliendo con todos los requisitos legales del Real Decreto-ley 8/2019.
Obligación legal: Todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro de jornada diaria de sus trabajadores y conservarlo durante 4 años a disposición de la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores y los propios empleados.
¿Qué información contiene?
El informe incluye:
- ✅ Datos del empleado: Nombre completo, ID de empleado
- ✅ Período consultado: Mes y año del informe
- ✅ Fichajes diarios: Entrada y salida de cada día laborable
- ✅ Horas trabajadas: Total de horas por día y acumulado mensual
- ✅ Ausencias justificadas: Vacaciones, bajas médicas, permisos
- ✅ Festivos: Días festivos nacionales, autonómicos y locales
- ✅ Observaciones: Comentarios sobre incidencias o modificaciones
Generar el Informe para Inspección
Paso 1: Acceder a la gestión de fichajes
- Inicia sesión como Administrador (o SuperAdmin)
- Ve al menú lateral “Empresa” → “Gestión de Fichajes”
- En la parte superior encontrarás los botones de exportación para inspección
Solo Administradores: las exportaciones de inspección están en la gestión de fichajes de la empresa. Los Managers disponen del Reporte Mensual de su equipo para uso interno.
Paso 2: Aplicar los filtros
Filtra por empleado, departamento, edificio y rango de fechas según lo que requiera la inspección (un mes, un trimestre, un año…).
Paso 3: Elegir el formato de exportación
| Formato | Qué contiene | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Excel crudo | Una fila por fichaje, con hora real de registro | Análisis detallado |
| PDF crudo | Una fila por fichaje | Presentación oficial detallada |
| Excel consolidado | Una fila por jornada (agrupado por día) | Revisión rápida |
| PDF consolidado | Una fila por jornada | Formato más habitual para inspección |
Paso 4: Descargar y archivar
- Haz clic en el formato deseado
- El sistema generará el documento con los datos filtrados
- Guarda el archivo con la fecha de generación
Integridad de los datos: las exportaciones de inspección incluyen un hash de verificación de integridad, y avisan si hay jornadas con un número impar de fichajes (posible salida sin registrar). Esto aporta fiabilidad al documento presentado.
Cambios de fichaje con aprobador: si un fichaje fue modificado mediante una solicitud de cambio, el informe muestra quién aprobó o rechazó el cambio y en qué fecha. El Excel consolidado y los dos PDF incluyen las columnas dedicadas “Aprobado por” y “Fecha aprobación”; en el Excel crudo el detalle completo aparece en la columna de observaciones (por ejemplo, “aprobado por Ana García el 05/10/2026 10:15”).
Contenido del informe
- ✅ Datos del empleado: Nombre completo
- ✅ Período consultado: fechas incluidas
- ✅ Fichajes diarios: entrada y salida de cada día (y hora de registro real)
- ✅ Horas trabajadas: totales por día
- ✅ Ausencias justificadas: vacaciones, bajas, permisos
- ✅ Observaciones: notas de modificaciones de fichaje (con quién las aprobó), comentarios por jornada
- ✅ Aprobado por / Fecha aprobación: en el Excel consolidado y en los PDF, quién validó cada cambio de fichaje y cuándo
Nombre del archivo: El PDF se descarga con un nombre descriptivo tipo:
Informe_JuanPerez_Marzo2024.pdfpara facilitar su organización.
Estructura del informe generado
El PDF incluye las siguientes secciones:
1. Encabezado del documento
- Logo de tu empresa (si está configurado)
- Nombre de la empresa
- Título: “Informe de Registro de Jornada”
- Período del informe
2. Datos del empleado
- Nombre completo del trabajador
- ID de empleado
- Departamento
- Horario asignado
3. Tabla de fichajes diarios
Para cada día laborable del período:
| Fecha | Día semana | Entrada | Salida | Total horas | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/03/2024 | Viernes | 09:00 | 18:00 | 8h 00m | - |
| 04/03/2024 | Lunes | 09:05 | 18:10 | 8h 05m | - |
| 05/03/2024 | Martes | - | - | - | Vacaciones |
Los días festivos aparecen marcados claramente y no se cuentan como ausencias injustificadas.
4. Resumen mensual
- Total días laborables: Días que debería haber trabajado
- Días trabajados: Días con fichaje completo
- Días de ausencia: Vacaciones, bajas, permisos
- Total horas trabajadas: Suma de todas las horas del mes
- Horas teóricas: Horas que debería haber trabajado según horario
- Diferencia: Desviación entre horas reales y teóricas
5. Observaciones y comentarios
Incluye:
- Comentarios añadidos por el administrador al generar el informe
- Notas automáticas sobre fichajes modificados
- Ausencias justificadas con su tipo (vacaciones, baja médica, etc.)
Cumplimiento normativo (RD 8/2019)
¿Qué exige la normativa?
El Real Decreto-ley 8/2019 establece:
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.”
¿Qué debe incluir el registro?
Según la normativa, el registro debe contener:
- ✅ Hora de inicio de la jornada: Fichaje de entrada
- ✅ Hora de finalización de la jornada: Fichaje de salida
- ✅ Identificación del trabajador: Nombre completo
- ✅ Fecha del registro: Día completo (DD/MM/AAAA)
- ✅ Conservación: Mínimo 4 años
AhoraFicho cumple 100% con todos estos requisitos. El informe generado incluye toda la información exigida por la Inspección de Trabajo.
Casos especiales
Empleado con fichajes incompletos
Si un empleado tiene días con fichajes incompletos (olvidó fichar entrada o salida):
- El informe mostrará las horas que consten en el sistema
- Aparecerá una nota indicando “Fichaje modificado” o “Fichaje manual”
- Es recomendable añadir un comentario explicativo en el campo de observaciones
Recomendación: Antes de generar un informe oficial, revisa que todos los fichajes estén completos y corregidos. Ve a la sección de Fichajes para validar y completar registros pendientes.
Empleado con jornada flexible
Si el empleado tiene horario flexible o teletrabajo:
- El informe mostrará las horas reales fichadas
- En observaciones, añade manualmente: “Empleado con horario flexible autorizado”
- La diferencia entre horas teóricas y reales es normal en estos casos
Empleado con reducción de jornada
Para empleados con jornada reducida:
- Asegúrate de que su horario asignado refleje la reducción
- Añade en observaciones: “Jornada reducida del XX% desde DD/MM/AAAA”
- El sistema calculará correctamente las horas teóricas según su horario reducido
Empleado de baja médica prolongada
Si un empleado estuvo de baja todo el mes:
- El informe mostrará “Baja médica” en todos los días del período
- Total de horas trabajadas: 0h
- En observaciones, indica el tipo de baja y período
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo generar este informe?
- Mensualmente: Es recomendable generarlo al finalizar cada mes para conservarlo como respaldo
- Bajo requerimiento: Cuando la Inspección de Trabajo lo solicite
- Auditorías internas: Para revisiones de RRHH o auditorías de cumplimiento
¿Dónde debo conservar los informes?
- Guarda los PDF en un sistema de archivo digital organizado por año/mes
- Según la ley, debes conservarlos durante mínimo 4 años
- Recomendación: Almacenamiento en la nube con copias de seguridad
¿Qué hago si la Inspección me pide el informe de un empleado que ya no trabaja?
- AhoraFicho conserva el historial completo de empleados desactivados
- Genera el informe normalmente seleccionando al empleado (aparecerá en la lista aunque esté inactivo)
- El PDF incluirá todos sus fichajes del período solicitado
¿Puedo modificar el PDF una vez generado?
No debes modificar el PDF oficial, ya que pierde su validez legal. Si necesitas añadir información:
- Vuelve a generar el informe incluyendo los comentarios necesarios
- O adjunta un documento complementario explicativo
¿El informe incluye horas extras?
Sí, el informe muestra el total de horas trabajadas. Si un empleado trabajó más horas de las teóricas, aparecerá en la diferencia como horas adicionales.
¿Qué pasa si un empleado tiene varios fichajes en un mismo día?
El sistema suma automáticamente todos los períodos trabajados en el día. Por ejemplo:
Entrada: 09:00 Salida: 14:00 (5 horas) Entrada: 16:00 Salida: 19:00 (3 horas) - Total día: 8 horas
¿Los festivos locales se tienen en cuenta?
Sí, si has configurado correctamente los festivos por edificio/ubicación, aparecerán marcados en el informe y no se contarán como ausencias injustificadas.
Sanciones por incumplimiento
Importante: No llevar un registro de jornada o tenerlo incompleto puede resultar en sanciones graves.
Tipos de sanciones
Según la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS):
| Tipo de Infracción | Sanción Económica |
|---|---|
| Leve | 60€ - 625€ por trabajador afectado |
| Grave | 626€ - 6.250€ por trabajador afectado |
| Muy Grave | 6.251€ - 187.515€ por trabajador afectado |
Prevención: Genera y conserva los informes mensuales de todos tus empleados para evitar sanciones. Con AhoraFicho, cumples automáticamente con la normativa.
Consejos para inspecciones
Antes de la inspección
- ✅ Genera los informes de los últimos 4 años de todos los empleados
- ✅ Organiza los PDF por año y mes en carpetas digitales
- ✅ Revisa que no haya fichajes incompletos pendientes de corregir
- ✅ Prepara una copia de seguridad de todos los informes
Durante la inspección
- Presenta los informes en formato PDF original (no modificado)
- Si el inspector solicita un empleado específico, genera el informe en el momento
- Muestra que usas un sistema automatizado (AhoraFicho) que cumple la normativa
- Ten disponible el acceso a la plataforma para consultas en tiempo real
Documentación complementaria
Además de los informes de fichajes, ten disponible:
- Contratos de trabajo
- Horarios asignados a cada empleado
- Calendario laboral con festivos
- Documentación de vacaciones aprobadas
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre cómo generar o presentar el informe:
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes
- 📞 Contacta con nuestro equipo de soporte especializado en normativa laboral
Guías relacionadas
Referencias legales
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo: Medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo
- Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: Registro de jornada obligatorio
- LISOS: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social
Última actualización: Octubre 2026 Normativa aplicable: RD 8/2019 y Estatuto de los Trabajadores