Módulo de Documentos
Gestiona documentos de empleados: contratos, nóminas, certificados y cualquier archivo importante relacionado con RRHH.
Módulo opcional: Solo disponible si tu empresa tiene el módulo de Documentos activado.
¿Qué es el módulo de Documentos?
Sistema de gestión documental integrado para almacenar y organizar archivos de empleados de forma segura y accesible.
Funcionalidades
- 📁 Carpetas: Organiza por tipo de documento
- ⬆️ Subir archivos: PDF, Word, Excel, imágenes
- 🔒 Privacidad: Solo empleado y administradores ven sus docs
- 📧 Notificaciones: Alertas cuando se sube un documento
- ⬇️ Descargas: Empleados descargan sus propios docs
Tipos de documentos típicos
Para empleados
- Contratos: Laboral, prácticas, temporal
- Nóminas: Mensuales
- Certificados: Empresa, antigüedad, retenciones
- Formación: Certificados de cursos
- Médicos: Reconocimientos médicos
- Otros: Cualquier documento relevante
Para empresa
- Documentación legal: Seguros, licencias
- Políticas: Manual del empleado, código ético
- Procedimientos: Protocolos internos
Subir documentos (Administrador)
- Ve a “Empresa” → “Gestión de documentos”
- Selecciona el empleado y haz clic en “Subir documento”
- Completa:
- Tipo: Contrato, Nómina, Certificado, etc.
- Nombre: Descripción del archivo
- Archivo: Selecciona PDF/Word/Imagen
- Requiere acuse de recibo: el empleado deberá confirmar que lo ha recibido
- Sube el documento (el empleado recibirá una notificación)
También puedes subir documentos desde la ficha del trabajador (“Configuraciones” → “Trabajadores” → Editar → Documentos).
Consultar mis documentos (Empleado)
- Ve a “Mi Trabajo” → “Mis documentos”
- Verás todos tus archivos organizados por tipo
- Haz clic en cualquier documento para descargarlo
- Si requiere acuse de recibo, confirma su recepción
Documentos comunes que encontrarás:
- Tu contrato laboral
- Nóminas de los últimos meses
- Certificados emitidos
- Reconocimientos médicos
Carpetas y organización
Estructura recomendada
Empleado: Juan Pérez
├── Contratos/
│ ├── Contrato_indefinido_2023.pdf
│ └── Anexo_teletrabajo_2024.pdf
├── Nóminas/
│ ├── Nomina_Enero_2025.pdf
│ ├── Nomina_Febrero_2025.pdf
│ └── ...
├── Certificados/
│ ├── Certificado_empresa_2024.pdf
│ └── Certificado_retenciones_2024.pdf
├── Formación/
│ └── Curso_PRL_2024.pdf
└── Otros/
└── Reconocimiento_medico_2024.pdf
Seguridad y privacidad
¿Quién puede ver mis documentos?
- ✅ Tú: Todos tus documentos
- ✅ Administradores: Documentos de todos
- ❌ Otros empleados: NO pueden ver tus documentos
- ❌ Managers: Solo si les das permiso explícito
Cumplimiento LOPD
- Datos cifrados en tránsito y reposo
- Acceso controlado por roles
- Trazabilidad de descargas
- Eliminación segura al finalizar contrato (+4 años)
Notificaciones
Cuando se sube un documento
El empleado recibe email:
Asunto: Nuevo documento disponible - Nómina Febrero 2025
Hola Juan,
Se ha subido un nuevo documento a tu perfil:
- Tipo: Nómina
- Nombre: Nómina Febrero 2025
Accede a AhoraFicho para descargarlo.
Recordatorios
El sistema puede enviar recordatorios:
- Documentos pendientes de firma
- Renovaciones próximas (contratos temporales)
- Reconocimientos médicos caducados
Firma digital (si está activa)
Algunos documentos pueden requerir firma electrónica:
- Recibes notificación de documento pendiente de firma
- Accedes al documento
- Revisas el contenido
- Firmas digitalmente
- El documento queda firmado y archivado
Documentos que suelen requerir firma:
- Contratos laborales
- Anexos y modificaciones
- Acuse de recibo de políticas
- Acuerdos de confidencialidad
Vencimientos y renovaciones
El sistema puede alertar sobre:
- 📅 Contratos temporales próximos a vencer
- 📅 Reconocimientos médicos caducados
- 📅 Certificados de formación expirados
- 📅 Documentación legal a renovar
Alertas:
- 30 días antes: Primera alerta
- 15 días antes: Segunda alerta
- 7 días antes: Alerta urgente
Solicitar documentos
Como empleado
Si necesitas un certificado:
- Ve a “Mis Documentos” → “Solicitar documento”
- Selecciona tipo:
- Certificado de empresa
- Certificado de retenciones
- Vida laboral
- Otros
- Añade comentarios (para qué lo necesitas)
- Envía solicitud
RRHH lo generará y lo subirá en 24-48h laborables.
Archivar documentos antiguos
Los documentos no se eliminan automáticamente (obligación legal 4 años), pero se pueden archivar:
- Documentos de hace más de 2 años → Carpeta “Archivo”
- Solo visibles si buscas específicamente
- Liberan espacio visual en la vista principal
Exportar documentos
Backup personal
Recomendación para empleados:
- Descarga todos tus documentos importantes
- Guárdalos en tu ordenador/nube personal
- Especialmente al finalizar relación laboral
Para auditorías
Administradores pueden exportar:
- Todos los documentos de un empleado
- Todos los contratos de la empresa
- Todas las nóminas de un año
- Para auditorías legales o internas
Preguntas frecuentes
¿Puedo subir documentos yo mismo?
Normalmente no, solo visualizarlos. Los documentos oficiales los sube RRHH/Administración. Algunos sistemas permiten que empleados suban en carpetas específicas (ej: “Justificantes médicos”).
¿Cuánto tiempo se conservan?
Mínimo 4 años (obligación legal). Después pueden conservarse más tiempo según política de empresa.
¿Puedo eliminar un documento?
No directamente. Solicita eliminación a Administración explicando el motivo (ej: documento duplicado, incorrecto).
¿Los documentos están encriptados?
Sí, todos los archivos se almacenan cifrados y se transmiten por conexión segura HTTPS.