Aprobar Vacaciones y Ausencias
Cómo revisar, aprobar o rechazar las solicitudes de vacaciones y ausencias de tu equipo.
Contenido
- ¿Qué solicitudes recibirás?
- Acceder a las solicitudes pendientes
- Verificaciones que debes hacer
- Aprobar una solicitud
- Rechazar una solicitud
- Tipos de ausencias que recibirás
- Modificar una aprobación
- Aprobar vacaciones de manera justa
- Preguntas frecuentes
- ¿Necesitas ayuda?
- Guías relacionadas
¿Qué solicitudes recibirás?
Como Manager validarás las ausencias (vacaciones, permisos, bajas…) de los empleados de tu ámbito:
- Los empleados de los departamentos de los que eres responsable
- y/o los empleados que te tienen asignados como Responsable (o Responsable 2)
Si tienes empleados asignados directamente como Responsable, la validación de ausencias se limita exclusivamente a esos empleados (aunque pertenezcan a varios departamentos).
Doble aprobación: Si tu empresa tiene activada la aprobación en dos niveles, las ausencias pasan primero por el Responsable 1 y después por el Responsable 2. Solo quien corresponda en cada nivel puede resolver la solicitud.
Acceder a las solicitudes pendientes
Desde el menú
- Ve al menú lateral → “Validaciones” → “Ausencias Pendientes”
- Se abrirá la pantalla “Ausencias pendientes del departamento”
Desde las notificaciones
Recibirás notificaciones por email y push cuando haya ausencias pendientes de tu validación (según la configuración de tu empresa: aviso diario o resumen semanal).
En la pantalla
- Pestaña “Pendientes”: solicitudes esperando tu validación
- Pestaña “Validadas”: histórico de ausencias ya resueltas, con selector de año
- Filtro por trabajador + botón “Filtrar”
Columnas del listado
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ☑️ | Casilla para selección múltiple |
| Acciones | Aprobar (✓) / Denegar (✗) |
| Trabajador | Empleado solicitante |
| Tipo | Vacaciones, Baja, Asuntos propios… (con badge Mañana/Tarde en media jornada) |
| Fecha | Día (o rango) de la ausencia |
| Duración | Para permisos con duración |
| Motivo | Comentario del empleado |
| Estado | Visible si tu empresa usa doble aprobación: “Pendiente” o “Pendiente 2ª Aprobación” (+ quién aprobó el primer nivel) |
Verificaciones que debes hacer
Antes de aprobar, comprueba:
- ✅ ¿Tiene días disponibles? Verifica su saldo (recuerda los días pendientes de caducar)
- ✅ ¿El período es razonable? Verifica las fechas y la antelación
- ✅ ¿Habrá cobertura? Comprueba el “Calendario del equipo” (menú “Equipo”)
- ✅ ¿Hay solapamientos? Verifica que no coincidan demasiadas ausencias
- ✅ ¿El motivo es claro? Si no lo es, pide aclaración antes de decidir
Importante: El sistema no valida automáticamente la cobertura del equipo ni los solapamientos entre empleados. Eres tú quien debe verificarlo.
Aprobar una solicitud
Individual
- Pulsa el icono ✓ (Aprobar) en la fila de la solicitud
Masiva
- Marca las casillas de las solicitudes (o selecciona todas)
- Pulsa el botón “Aprobar” (verde, con contador de seleccionadas)
- En el diálogo de confirmación, marca o desmarca “Notificar al empleado por email” (activada por defecto)
- Confirma con “Sí, Aprobar”
Qué ocurre al aprobar
- El estado pasa a “Aceptada” (badge verde)
- El empleado recibe una notificación por email y push
- Los días se descuentan de su saldo de vacaciones
- La ausencia aparece en el calendario del equipo
Si tu empresa usa doble aprobación y no eres el segundo responsable, al aprobar la solicitud pasará a estado “Pendiente Segunda Aprobación” y la resolverá el Responsable 2 del empleado. Si intentas resolver una solicitud que no te corresponde, el sistema te avisará: “La ausencia debe aprobarse/rechazarse por el responsable correspondiente en el orden establecido.”
Rechazar una solicitud
Individual
- Pulsa el icono ✗ (Denegar) en la fila
- Aparecerá un campo para indicar el “Motivo del rechazo (opcional)”
- Confirma
Masiva
- Marca las casillas y pulsa “Denegar” (rojo)
- Confirma en el diálogo (con opción de notificar por email)
Buenas prácticas al rechazar
✅ Buenos comentarios:
- “Lo siento, ya tenemos 3 personas de vacaciones esa semana. ¿Podrías solicitar otra fecha?”
- “Necesitamos más antelación. Por favor, solicita con al menos 15 días.”
❌ Evita:
- “No” (sin explicación)
- “Porque no puedo” (poco profesional)
Siempre explica el motivo cuando rechaces: el empleado verá el comentario en sus ausencias y podrá proponer fechas alternativas.
Tipos de ausencias que recibirás
| Tipo | Requiere aprobación | Descuenta vacaciones |
|---|---|---|
| Vacaciones | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Baja | Según configuración | ❌ No |
| Teletrabajo | Según configuración | ❌ No |
| Asuntos propios | ✅ Sí | ❌ No |
| Otras ausencias justificadas | ✅ Sí | ❌ No |
| Compensatorio (banco de horas) | ✅ Sí | ❌ No (consume horas del banco) |
👉 Ver todos los tipos en detalle
Modificar una aprobación
Si aprobaste por error o las circunstancias cambiaron:
- En modo Administrador, ve a “Validaciones” → “Ausencias Pendientes” → pestaña “Validadas” y gestiona la ausencia desde la “Gestión de Ausencias” del menú Empresa
- Comunícate siempre con el empleado antes de anular una aprobación concedida
Cancelar una aprobación ya concedida debe hacerse solo en casos excepcionales y con comunicación previa al empleado.
Aprobar vacaciones de manera justa
Criterios recomendados
- Antigüedad de la solicitud: primero en pedir, primero en aprobar
- Días de antelación: mínimo razonable según política de empresa
- Equidad: rota períodos populares (verano, Navidad) entre empleados
- Cobertura crítica: rechaza si el período es crítico para la operativa
- Saldo disponible: el empleado debe tener días
Períodos conflictivos
- Establece un sistema de rotación entre años
- Comunica las fechas límite para solicitar con antelación
- Sé transparente sobre por qué apruebas a unos y a otros no
Preguntas frecuentes
¿Puedo aprobar vacaciones parciales (solo algunos días del rango)?
El empleado solicita rangos concretos de días: si solo puedes aprobar parte, rechaza la solicitud (indicando el motivo) y pídele que solicite las fechas válidas por separado.
¿Puedo ver las ausencias ya validadas?
Sí, en la pestaña “Validadas” de la pantalla de validación, con selector de año.
¿El sistema avisa si dos empleados coinciden de vacaciones?
No automáticamente. Consulta el “Calendario del equipo” antes de aprobar.
¿Puedo validar mis propias ausencias?
Si eres Manager y también tienes responsable asignado, tus ausencias las validará tu responsable o un Administrador. El sistema limita quién puede resolver cada solicitud según el nivel de aprobación.
¿Qué pasa con las ausencias de empleados sin responsable asignado?
Las resuelve un Administrador directamente.
¿Necesitas ayuda?
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes