Asignar Horarios
Cómo asignar horarios a empleados de forma individual o masiva, con cambios permanentes o temporales (con fecha de inicio y fin).
Contenido
- Antes de empezar
- Métodos de asignación
- Asignación Individual
- Asignación Masiva de Horarios
- Pestaña: Cambio Permanente
- Pestaña: Cambio Temporal (Verano/Invierno)
- Ver cambios programados
- Historial de cambios de horario
- Casos de uso comunes
- Notificaciones a empleados
- Verificar asignaciones
- Solución de problemas
- Preguntas frecuentes
- ¿Necesitas ayuda?
- Guías relacionadas
Antes de empezar
Prerequisitos
Antes de asignar horarios, asegúrate de:
- ✅ Tener horarios creados
- ✅ Tener empleados dados de alta
- ✅ Conocer qué horario corresponde a cada empleado
Métodos de asignación
Existen dos formas de asignar horarios:
1. Asignación individual
Al dar de alta o editar un empleado (cambio inmediato).
2. Asignación masiva
Asignar el mismo horario a múltiples empleados a la vez, de forma permanente o temporal (con fecha de inicio y fecha de fin y vuelta automática al horario habitual).
Asignación Individual
Durante el alta de empleado
Cuando das de alta un empleado:
- En el formulario de alta, sección “Configuración Laboral”
- Campo “Horario”
- Selecciona el horario del desplegable
- Guarda el empleado
Para empleado existente
- Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
- Busca el empleado
- Haz clic en “Editar” ✏️
- Cambia el horario en el desplegable
- Haz clic en “Guardar”
Este método cambia el horario inmediatamente. Para cambios programados o temporales, usa la asignación masiva.
Asignación Masiva de Horarios
Cuándo usar asignación masiva
- 📅 Cambio de horario de verano (muchos empleados)
- 🔄 Horarios cambiantes por periodos (mañana/tarde/noche por semanas o meses)
- 🏢 Nuevo departamento con mismo horario
- 📊 Ajustes por departamento
Acceder
- Ve a “Configuraciones” → “Horarios”
- Pulsa el botón de “Asignación Masiva de Horarios”
La pantalla tiene dos pestañas: “Cambio Permanente” y “Cambio Temporal (Verano/Invierno)”.
Pestaña: Cambio Permanente
El empleado queda con el nuevo horario de forma indefinida a partir de la fecha indicada.
Pasos
- Seleccionar Horario: elige el horario a asignar
- Fecha de Inicio:
- Si seleccionas hoy o una fecha pasada, se aplica inmediatamente
- Si seleccionas una fecha futura, el cambio queda programado
- Descripción (opcional): documenta el motivo (ej: “Cambio de horario por nueva jornada laboral”)
- Seleccionar Empleados:
- Filtra por departamento con el desplegable ”– Todos los Departamentos –“
- Usa “Seleccionar Todos” / “Deseleccionar Todos”
- Verás la lista con el horario actual de cada empleado antes de aplicar
- Pulsa “Aplicar Cambios”
Resultado
- Fecha actual o pasada → mensaje “Horario asignado correctamente a X empleado(s)”
- Fecha futura → mensaje “Cambio programado para X empleado(s) el [fecha]”
Pestaña: Cambio Temporal (Verano/Invierno)
Programa un cambio de horario con fecha de inicio y fecha de fin, con vuelta automática al horario actual al terminar. Es la herramienta ideal para horarios estacionales o rotaciones de horario por periodos.
Pasos
- Horario Temporal: elige el horario que se aplicará durante el periodo
- Fecha Inicio: primer día del horario temporal
- Fecha Fin: último día (la fecha de fin debe ser posterior a la de inicio)
- Descripción (opcional): ej: “Horario de verano 2025”
- Seleccionar Empleados: igual que en el cambio permanente
- Pulsa “Programar Cambio Temporal”
Resultado
Mensaje: “Cambio temporal programado para X empleado(s): desde [inicio] hasta [fin]”
Vuelta automática: Al llegar la fecha de fin, los empleados vuelven solos a su horario anterior. No hace falta programar la vuelta manualmente.
Sustituye a los turnos rotativos: Para equipos con horarios que cambian por semanas o meses (mañanas un mes, tardes al siguiente), programa cambios temporales encadenados con sus fechas de inicio y fin.
Ver cambios programados
Cambios pendientes
Para ver cambios de horario programados que aún no se han aplicado:
- Ve a “Configuraciones” → “Horarios”
- Entra en “Cambios de Horario Programados”
Verás una tabla:
| Empleado | Horario | Fecha Aplicación | Descripción | Creado Por | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Juan Pérez | Intensivo Verano | 01/06/2026 | Horario de verano | Admin | Pendiente | Cancelar |
Cancelar cambio programado
- Localiza el cambio en “Cambios de Horario Programados”
- Haz clic en “Cancelar Cambio”
- Confirma la cancelación
Solo puedes cancelar cambios pendientes. Los ya aplicados no se deshacen (pero puedes crear otro cambio).
Historial de cambios de horario
Historial de un empleado
- Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
- Abre el histórico de horarios del empleado
Verás el horario actual y todos sus horarios anteriores con:
| Horario | Fecha Inicio | Fecha Fin | Estado | Descripción | Creado Por |
|---|---|---|---|---|---|
| Intensivo Verano | 01/06/2026 | 30/09/2026 | Vigente | Horario de verano | Admin |
| Jornada Partida | 01/01/2026 | — | Anterior | — | Admin |
Casos de uso comunes
Caso 1: Horario de verano con vuelta automática
Situación: 50 empleados pasan a jornada intensiva del 1 de junio al 30 de septiembre.
- Asignación masiva → pestaña “Cambio Temporal”
- Horario temporal: “Jornada Intensiva Verano”
- Fecha Inicio: 01/06 · Fecha Fin: 30/09
- Selecciona los 50 empleados
- Programar → el 1 de octubre vuelven solos a su horario habitual
Caso 2: Rotación de horarios por meses (mañana/tarde)
Situación: Un equipo alterna un mes en mañanas y otro en tardes.
- Programa un cambio temporal a “Horario de Mañanas” (01/01 → 31/01)
- Programa otro cambio temporal a “Horario de Tardes” (01/02 → 28/02)
- Repite según el plan de rotación
Caso 3: Nuevo departamento completo
- Crea el horario “Atención Cliente 10-19h”
- Asignación masiva (Cambio Permanente)
- Filtra por departamento: “Atención al Cliente”
- Selecciona todos y “Aplicar Cambios”
Caso 4: Empleados de campo con horario flexible
- Crea un horario “Flexible Comerciales” (Lun-Vie 00:00-23:59, flexibilidad total)
- Asignación masiva permanente a los comerciales
Notificaciones a empleados
La asignación de horarios no envía por sí misma un aviso a los empleados. Ten en cuenta:
- El botón de fichaje del empleado se adapta automáticamente a su horario vigente
- Si el horario tiene configurados los minutos de notificación de inicio y fin, el empleado recibirá recordatorios de entrada y salida (email y push) según esos tiempos
- Se recomienda comunicar los cambios de horario por los canales habituales de la empresa
Verificar asignaciones
Después de asignar horarios:
- Ve al listado de “Trabajadores”
- Verifica la columna de horario
- Comprueba que todos tienen el horario correcto
Solución de problemas
No veo la opción de asignación masiva
- Verifica que tienes permisos de Administrador
El cambio programado no se aplicó
- ¿La fecha ya pasó?
- ¿El cambio sigue en “Pendiente”?
- Si sigue pendiente, cancélalo y vuelve a crearlo; si persiste, contacta con soporte
Empleado no aparece en la selección
- Comprueba que el empleado está activo (no desactivado)
- Quita los filtros y busca por nombre
Preguntas frecuentes
¿Puedo asignar diferentes horarios a empleados del mismo departamento?
Sí, cada empleado puede tener un horario diferente independientemente de su departamento.
¿Qué pasa si cambio el horario de un empleado a mitad de mes?
El sistema calculará cada día con el horario vigente en esa fecha, y los reportes lo reflejarán correctamente.
¿Puedo ver qué horario tenía un empleado en una fecha pasada?
Sí, en el histórico de horarios del empleado puedes ver todos sus horarios con fechas de inicio y fin.
¿Los cambios de horario afectan a fichajes anteriores?
No, los fichajes pasados se mantienen con el horario que tenían en ese momento. Solo afecta a fichajes futuros.
¿Puedo programar múltiples cambios de horario?
Sí, puedes programar varios cambios permanentes y temporales para diferentes fechas.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes problemas al asignar horarios:
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes