Módulo de Gastos

Gestiona los gastos de empresa que realizan tus empleados: kilometraje, comidas, transporte y material. Aprueba, controla y reembolsa de forma digital.

Módulo opcional: Esta funcionalidad solo está disponible si tu empresa tiene el módulo de Gastos activado.

¿Qué es el módulo de Gastos?

Permite a los empleados registrar gastos realizados por cuenta de la empresa y solicitar su reembolso. Los Managers aprueban o rechazan cada gasto.

Funcionalidades

  • 📸 Subir tickets: PDF o imagen del justificante (opcional, según política de empresa)
  • 💰 Gestión de gastos: Crear y eliminar gastos pendientes
  • ✅ Aprobación: Los Managers validan desde “Validaciones”
  • 📊 Exportación: Listados exportables para contabilidad

Tipos de gastos típicos

Los tipos de gasto son configurables por la empresa (Configuraciones → “Tipos de gasto”). Habituales:

  • 🚗 Kilometraje: Uso vehículo personal
  • 🍽️ Comidas con clientes: Restaurantes
  • 🏨 Alojamiento: Hoteles en viajes
  • 🚆 Transporte: Trenes, aviones, taxis
  • 📦 Material: Compras de oficina
  • 🅿️ Parking: Aparcamiento en visitas

Flujo de gestión

Empleado:

  1. En “Mi Trabajo” → “Mis gastos”, pulsa “Nueva solicitud”
  2. Completa: tipo de gasto, proyecto (opcional), cantidad, fecha y observaciones
  3. Adjunta el ticket si tu política lo requiere
  4. Guarda: el gasto queda pendiente de validación

Manager:

  1. Ve a “Validaciones” → “Gastos Pendientes”
  2. Revisa el gasto y descarga el ticket
  3. Aprueba (✓) o deniega (✗)

Administración:

  1. Consulta los gastos aprobados (Empresa → Gestión de Gastos)
  2. Procesa reembolsos
  3. Exporta para contabilidad

Categorías de gastos

Configure categories según su empresa:

  • Transporte
  • Restauración
  • Alojamiento
  • Material oficina
  • Formación
  • Otros

Cada categoría puede tener:

  • Límite máximo (ej: comidas max 50€)
  • Requiere autorización previa
  • IVA deducible o no

Políticas de gastos

Establezca reglas claras:

Límites:

  • Comida cliente: 30-50€/persona
  • Hotel: 80-120€/noche
  • Kilometraje: Tarifa oficial

Requisitos:

  • Ticket obligatorio
  • Plazo de presentación: 30-60 días
  • Autorización previa para gastos >200€

Guías relacionadas