Aprobar Imputaciones
Aprende a validar las horas que tus empleados imputan a diferentes proyectos. Asegura que las imputaciones sean precisas, estén justificadas y reflejen el trabajo real realizado.
Contenido
- ¿Qué son las imputaciones?
- Acceder a las imputaciones pendientes
- Listado de imputaciones pendientes
- Verificaciones antes de aprobar
- Aprobar o rechazar imputaciones
- Casos especiales
- Reportes y análisis de imputaciones
- Buenas prácticas
- Preguntas frecuentes
- ¿Necesitas ayuda?
- Guías relacionadas
Módulo opcional: Esta funcionalidad solo está disponible si tu empresa tiene el módulo de Imputaciones (también llamado “Proyectos”) activado. Si no lo ves en tu menú, contacta con el Administrador.
¿Qué son las imputaciones?
Las imputaciones son el registro de las horas que un empleado dedica a diferentes proyectos, clientes o tareas. Ejemplos típicos:
- 💼 Proyectos de clientes: Horas trabajadas para Cliente A, Cliente B…
- 📋 Tareas internas: Formación, reuniones, administración
- 🔧 Mantenimiento y soporte
El empleado las registra en su hoja semanal (matriz de proyectos × días) desde “Mi Trabajo” → “Mis imputaciones”.
Como Manager, tu trabajo es:
- ✅ Revisar las horas imputadas por cada empleado
- ✅ Verificar que son razonables y coherentes con sus fichajes
- ✅ Aprobar si todo está correcto
- ✅ Rechazar si hay errores o inconsistencias
Importancia de la precisión: Las imputaciones se usan para facturar a clientes, calcular rentabilidad de proyectos y analizar productividad. Es crucial que sean precisas.
Acceder a las imputaciones pendientes
Desde el menú
- Inicia sesión como Manager (o Administrador)
- Ve al menú lateral → “Validaciones” → “Imputaciones Pendientes”
- Verás las imputaciones pendientes de tu ámbito
Filtros
- Trabajador: filtrar por un empleado concreto (o todos)
- Botón “Filtrar”
Listado de imputaciones pendientes
La validación se hace imputación a imputación (cada registro de horas de un día y proyecto):
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Acciones | Aprobar (✓) / Denegar (✗) |
| Trabajador | Empleado solicitante |
| Fecha | Día imputado |
| Tiempo usado | Horas/minutos imputados |
| Proyecto | Proyecto (código + nombre) |
| Observaciones | Comentarios del empleado |
Para ver el contexto completo de un empleado (todas sus horas de la semana por proyecto), consulta su hoja semanal desde “Equipo” → “Imputaciones equipo” o el “Resumen por Proyectos” del menú Reportes.
Verificaciones antes de aprobar
1. ¿Las horas imputadas coinciden con las fichadas?
Fórmula ideal: Horas Imputadas = Horas Fichadas (en el día)
- ✅ Diferencia de 0h: perfecto
- ⚠️ Diferencias grandes: revisar con el empleado (consulta el resumen diario de fichajes del empleado)
2. ¿Los proyectos tienen sentido?
Verifica que el empleado esté asignado a esos proyectos:
- ✅ El empleado trabaja en Cliente A → Puede imputar a Cliente A
- ❌ El empleado NO trabaja en Cliente B → No debería imputar ahí
3. ¿La distribución es razonable?
- ✅ Normal: ~8h al día repartidas entre 1-3 proyectos
- ⚠️ Sospechoso: 12h en un día (imposible si fichó 8h)
- ❌ Erróneo: horas en días de ausencia aprobada
4. ¿Hay observaciones?
Si el empleado añadió observaciones, léelas: pueden explicar desviaciones o cambios de proyecto.
Aprobar o rechazar imputaciones
Individual
- Pulsa el icono ✓ (Aprobar) o ✗ (Denegar) en la fila de cada imputación
Qué ocurre al aprobar
- El estado pasa a “Aceptada”
- La imputación queda bloqueada: el empleado ya no puede modificarla (verá el candado 🔒 “Esta imputación ya está aprobada y no se puede modificar”)
- Se usará para facturación y reportes
Qué ocurre al rechazar
- El estado pasa a “Rechazado”
- El empleado puede modificar la imputación y volver a someterla a validación
Comunica las correcciones: la pantalla de validación no incluye campo de comentarios. Explica al empleado qué debe corregir por los canales habituales (ej: “Faltan 5 horas por imputar el martes”, “No puedes imputar al Cliente B”).
Auto-aceptación: Si tu empresa tiene activada la auto-aceptación de imputaciones, las imputaciones se crean directamente aprobadas y no pasan por validación. Consulta con tu Administrador si es tu caso.
Casos especiales
Empleado con horas extras
Situación: El empleado trabajó 45h pero su jornada es de 40h.
Acción: Verifica que las horas extras estaban autorizadas. Si tu empresa usa el banco de horas extras, esas horas se acumularán automáticamente en la bolsa del empleado.
Empleado con ausencias
Situación: El empleado tuvo 1 día de vacaciones.
Acción: No debe haber imputaciones en el día de ausencia aprobada (solo las horas realmente trabajadas).
Empleado cambió de proyecto a mitad de semana
Acción: Verifica que tiene asignación a ambos proyectos y que la distribución coincide con los días reales.
Empleado olvidó imputar
Acción: Recuérdaselo. Establece un plazo claro (ej: “imputaciones antes del lunes siguiente”).
Reportes y análisis de imputaciones
- “Reportes” → “Resumen por Proyectos”: horas por proyecto y empleado
- “Equipo” → “Imputaciones equipo”: calendario de imputaciones del equipo
- “Empresa” → “Imputaciones empresa” (Admin): visión completa
- Las tablas incluyen opciones de exportación para facturación
Buenas prácticas
✅ Revisa semanalmente: no dejes acumular varias semanas ✅ Establece plazos claros: ej: “imputaciones antes del lunes a las 10h” ✅ Sé consistente: aplica los mismos criterios a todos ✅ Da feedback: si alguien imputa mal, enséñale cómo hacerlo bien
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no apruebo las imputaciones?
Quedan en estado “Pendiente” indefinidamente. No se usarán para facturación hasta que las apruebes.
¿Puedo aprobar imputaciones parcialmente?
La validación es imputación a imputación: puedes aprobar las correctas y rechazar las erróneas. El empleado corregirá solo las rechazadas.
¿Los empleados pueden editar imputaciones aprobadas?
No: una vez aprobadas quedan cerradas (candado). Si hay un error, contacta con el Administrador para gestionarlo.
¿Puedo aprobar mis propias imputaciones?
Generalmente no. Tus imputaciones deberían ser aprobadas por tu superior para evitar conflictos de interés.
¿Necesitas ayuda?
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes