Dar de Alta Empleados

Cómo registrar nuevos trabajadores en AhoraFicho de forma individual o masiva.

Contenido

  1. Antes de empezar
    1. Información necesaria
  2. Alta individual de empleado
    1. Paso 1: Acceder a Trabajadores
    2. Paso 2: Crear nuevo empleado
  3. Formulario de alta
    1. 📋 Información Personal
    2. 💼 Información de Contacto
    3. 🏢 Configuración Laboral
    4. 🔐 Configuración de PIN para Terminal
    5. 📱 Métodos de Fichaje Permitidos
    6. ⚙️ Configuración General
    7. 🌴 Configuración de Ausencias
  4. Guardar el empleado
  5. Después de crear el empleado
    1. Email de bienvenida
    2. Configuración adicional
  6. Editar empleado existente
    1. Campos que NO puedes editar
    2. Cambiar contraseña de un empleado
  7. Alta masiva de empleados
    1. Opción 1: Importar desde Excel/CSV
    2. Estructura de la plantilla
    3. Ventajas de la importación masiva
  8. Roles y permisos
    1. Roles disponibles
    2. Asignar rol
  9. Verificar usuarios activos disponibles
    1. Límite de usuarios
    2. Ampliar plan
  10. Casos especiales
    1. Empleado con múltiples departamentos
    2. Empleado sin departamento
    3. Empleado con horario flexible
    4. Becarios o temporales
  11. Buenas prácticas
    1. ✅ Recomendaciones
    2. ❌ Evita
  12. Solución de problemas
    1. El email ya existe
    2. No recibe el email de bienvenida
    3. Error al importar empleados
  13. Preguntas frecuentes
    1. ¿Puedo crear empleados sin asignar horario?
    2. ¿Qué pasa si creo un empleado sin activar “Habilitado”?
    3. ¿Puedo cambiar el email de un empleado?
    4. ¿Los empleados ven su contraseña inicial?
    5. ¿Cuántos empleados puedo crear?
  14. ¿Necesitas ayuda?
  15. Guías relacionadas

Antes de empezar

Información necesaria

Antes de dar de alta un empleado, ten preparada esta información:

Datos personales:

  • ✅ Nombre completo
  • ✅ Email corporativo (será su usuario)
  • ✅ DNI o ID del empleado
  • ✅ Teléfono de contacto
  • ✅ Fecha de nacimiento

Datos laborales:

  • ✅ Departamento
  • ✅ Horario de trabajo
  • ✅ Fecha de alta en la empresa
  • ✅ Rol (Empleado, Manager, Admin)

Configuración de fichaje:

  • ✅ Métodos de fichaje permitidos (Web, App, PIN, QR, RFID)
  • ✅ ¿Requiere geolocalización?
  • ✅ ¿Requiere fichaje obligatorio?

Vacaciones:

  • ✅ Días de vacaciones anuales
  • ✅ Fecha de caducidad de vacaciones

Alta individual de empleado

Paso 1: Acceder a Trabajadores

  1. Ve al menú lateral “Configuraciones” (sección ADMIN)
  2. Selecciona “Trabajadores”
  3. Verás el listado de empleados actuales

Paso 2: Crear nuevo empleado

  1. Haz clic en el botón “Crear nuevo” (parte superior)
  2. Se abrirá el formulario de alta de empleado

Formulario de alta

El formulario está dividido en varias secciones:

📋 Información Personal

Nombre completo (obligatorio)

  • Nombre y apellidos del empleado
  • Ejemplo: “Juan Pérez García”

Email (obligatorio)

  • Email corporativo del empleado
  • Será su usuario de acceso
  • Debe ser único en el sistema
  • Ejemplo: “juan.perez@empresa.com”

Importante: El email no puede cambiarse después. Asegúrate de que sea correcto.

DNI/ID Empleado (obligatorio)

  • DNI, NIE o código de empleado
  • Ejemplo: “12345678A”
  • Útil para identificación en nóminas

Teléfono (opcional)

  • Número de contacto del empleado
  • Formato: Con o sin prefijo internacional
  • Ejemplo: “+34 600123456” o “600123456”

Fecha de nacimiento (opcional)

  • Selecciona del calendario
  • Útil para felicitaciones automáticas (si está configurado)

💼 Información de Contacto

Usuario (se genera automáticamente)

  • Se crea a partir del email
  • No necesitas rellenarlo manualmente

Contraseña (obligatoria en alta)

  • Contraseña temporal para el primer acceso
  • Requisitos mínimos:
    • 8 caracteres
    • 1 mayúscula
    • 1 número
    • 1 carácter especial

Confirmar contraseña

  • Repite la contraseña anterior

Consejo: Usa una contraseña temporal sencilla como “Temporal123!” y pide al empleado que la cambie en su primer acceso.

🏢 Configuración Laboral

Empresa

  • Tu empresa (ya seleccionada por defecto)
  • No modificable

Departamento (obligatorio)

  • Selecciona el departamento inicial del empleado
  • En el alta se elige un departamento; puedes añadir más departamentos después editando su ficha (asignación múltiple desde edición)

Horario (obligatorio)

  • Selecciona el horario de trabajo del empleado
  • Si aún no existe, créalo primero en Horarios
  • Puedes cambiarlo después si es necesario

Responsables y roles: Los campos “Responsable” y “Responsable 2”, así como el rol del usuario (Manager, Validador…), se configuran después del alta, editando la ficha del trabajador. Sin responsable asignado, las aprobaciones de sus ausencias irán al Administrador.

🔐 Configuración de PIN para Terminal

PIN de terminal (opcional)

  • Código de 6 dígitos numéricos para fichaje en terminales (modo kiosco)
  • Solo si vas a habilitar el fichaje por PIN
  • Debe ser único por empleado

Si dejas vacío, el empleado no podrá fichar por PIN.

📱 Métodos de Fichaje Permitidos

Selecciona qué métodos de fichaje puede usar este empleado:

☑️ Fichaje Web

  • Desde navegador de escritorio/móvil
  • Por defecto: activado

☑️ Fichaje Móvil

  • Desde aplicación iOS/Android
  • Por defecto: activado

☑️ Fichaje PIN

  • Desde terminal en modo kiosco con código PIN
  • Al activarlo se solicita el PIN de terminal (6 dígitos)

☑️ Fichaje RFID

  • Con tarjeta RFID en terminal con lector
  • Al activarlo se solicita el Tag RFID (identificador de la tarjeta/llavero)

Fichaje QR: estará disponible próximamente, por lo que aún no aparece en el alta. Recuerda habilitar al menos un método disponible: si no activas ninguno, el empleado no podrá fichar.

Los métodos se pueden modificar en cualquier momento desde la edición del trabajador.

⚙️ Configuración General

☑️ Habilitado

  • Marca esta casilla para que el empleado pueda acceder
  • Desactívala para dar de baja temporal
  • Por defecto: Marcado

☑️ Requiere Fichaje

  • Si está marcado, el empleado DEBE fichar
  • Si no está marcado, el fichaje es opcional
  • Recomendado: Marcado para la mayoría

☑️ Requiere Geolocalización

  • Si está marcado, debe compartir ubicación al fichar
  • Si no, puede fichar sin ubicación
  • Útil para trabajadores de campo

🌴 Configuración de Ausencias

Esta sección la veremos en detalle en Asignar Vacaciones.

Días de vacaciones anuales (opcional)

  • Número de días de vacaciones al año
  • Ejemplo: 22, 23, 30
  • Si dejas vacío, no podrá solicitar vacaciones

Fecha de caducidad (opcional)

  • Cuándo expiran los días de vacaciones
  • Ejemplo: 31/12/2025
  • Si dejas vacío, no caducan

Guardar el empleado

Una vez completado el formulario:

  1. Revisa que todos los datos son correctos
  2. Verifica el email (no podrás cambiarlo después)
  3. Haz clic en “Guardar” o “Crear”

Verás un mensaje de confirmación: ✅ “Empleado creado correctamente”

Después de crear el empleado

Email de bienvenida

El empleado recibirá automáticamente un email con:

  • 👤 Su usuario (el email que configuraste)
  • 🔑 Contraseña temporal
  • 🔗 Enlace de acceso a AhoraFicho
  • 📱 Enlaces de descarga de apps móviles

Configuración adicional

Después de crear el empleado, puedes:

  1. Asignar vacaciones específicas
    • Ve a su ficha de empleado
    • Haz clic en “Ausencias Máximas”
    • Configura años específicos
  2. Configurar horario personalizado
  3. Añadir a proyectos (si módulo activo)
    • Asigna el empleado a proyectos específicos

Editar empleado existente

Para modificar datos de un empleado:

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Busca el empleado en el listado
  3. Haz clic en “Editar” (icono de lápiz ✏️)
  4. Modifica los campos necesarios
  5. Haz clic en “Guardar”

Campos que NO puedes editar

  • ❌ Email (es el identificador único)
  • ❌ Empresa

Para cambiar el email, debes crear un nuevo usuario.

Cambiar contraseña de un empleado

Si un empleado olvida su contraseña y no puede recuperarla:

  1. Edita el empleado
  2. En el campo “Nueva contraseña” introduce una temporal
  3. En “Confirmar nueva contraseña” repite la contraseña
  4. Guarda
  5. Comunica la contraseña temporal al empleado
  6. Pídele que la cambie en su primer acceso

Alta masiva de empleados

Si necesitas dar de alta a muchos empleados a la vez:

Opción 1: Importar desde Excel/CSV

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Haz clic en “Importar”
  3. Descarga la plantilla de ejemplo
  4. Rellena la plantilla con los datos de tus empleados
  5. Guarda el archivo en formato CSV o Excel
  6. Sube el archivo
  7. Revisa los datos antes de confirmar
  8. Haz clic en “Importar”

Estructura de la plantilla

La plantilla incluye estas columnas:

CampoObligatorioEjemplo
Nombre completoSíJuan Pérez García
EmailSíjuan.perez@empresa.com
DNISí12345678A
TeléfonoNo600123456
DepartamentoSíVentas
HorarioSíJornada Partida
ContraseñaSíTemporal123!

Importante: Todos los emails deben ser únicos. Emails duplicados causarán error en la importación.

Ventajas de la importación masiva

  • ✅ Ahorra tiempo con muchos empleados
  • ✅ Menos errores de tipeo
  • ✅ Puedes preparar los datos fuera del sistema
  • ✅ Puedes revisar antes de confirmar

Roles y permisos

El rol no se asigna en el formulario de alta: se configura después, editando la ficha del trabajador o desde “Configuraciones” → “Roles”.

Roles disponibles

Empleado (sin rol asignado)

  • Acceso básico
  • Solo ve su información
  • No puede validar ni configurar

Manager

  • Todo lo anterior +
  • Valida ausencias, gastos e imputaciones de su equipo (departamentos y/o asignados)
  • Ve reportes de su equipo

Validador

  • Valida los cambios de fichaje de los empleados de su ámbito
  • Consulta los cierres mensuales
  • Ver Guía del Validador

Admin

  • Todo lo anterior +
  • Valida ausencias, gastos, imputaciones y cambios de fichaje
  • Puede dar de alta/baja empleados, configurar la empresa y reabrir cierres mensuales

SuperAdmin (solo para Solutions2AZ)

  • Acceso total al sistema
  • Gestión multi-empresa
  • No asignes este rol a empleados normales

Asignar rol

Los roles se asignan en la sección “Configuraciones” → “Roles”:

  1. Ve a Roles
  2. Selecciona el rol (Manager, Validador, Admin)
  3. Añade el usuario al rol
  4. Guarda

Un usuario puede tener múltiples roles. Por ejemplo, puede ser Manager Y Validador a la vez.

Verificar usuarios activos disponibles

Límite de usuarios

Tu plan de AhoraFicho tiene un límite de usuarios activos:

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. En la parte superior verás:
    Usuarios activos: 45 / 50
Usuarios disponibles: 5

Atención: Si alcanzas el máximo de usuarios activos, no podrás dar de alta más empleados hasta que desactives alguno o amplíes tu plan.

Ampliar plan

Si necesitas más usuarios:

  1. Contacta con soporte: soporte@ahoraficho.es
  2. O con tu comercial asignado
  3. Se actualizará tu plan según necesidades

Casos especiales

Empleado con múltiples departamentos

En el alta se selecciona el departamento inicial. Para asignar varios departamentos a un empleado:

  1. Guarda el alta con su departamento principal
  2. Edita la ficha del trabajador
  3. Marca todos los departamentos a los que pertenece

Empleado sin departamento

No recomendado: Siempre asigna al menos un departamento. Sin departamento, el empleado puede tener problemas de acceso a ciertas funcionalidades.

Si temporalmente no sabes el departamento:

  • Crea un departamento “Sin asignar” o “General”
  • Asígnalo provisionalmente
  • Cámbialo cuando tengas la información correcta

Empleado con horario flexible

Si el empleado no tiene horario fijo:

  1. Crea un horario “Flexible” sin horas específicas
  2. O márcalo como “sin horario”
  3. Configura “Requiere Fichaje” como NO obligatorio

Becarios o temporales

Para empleados temporales:

  1. Créalos normalmente
  2. Anota la fecha de fin de contrato
  3. Desactívalos cuando finalice el período
  4. No los borres (mantén histórico)

Buenas prácticas

✅ Recomendaciones

Antes de crear:

  • Verifica que el email sea correcto (no podrás cambiarlo)
  • Asegúrate de tener el departamento creado
  • Ten listo el horario que asignarás
  • Prepara los datos completos

Durante la creación:

  • Rellena todos los campos obligatorios
  • Asigna al menos un método de fichaje
  • Configura un responsable (Manager)
  • Establece días de vacaciones desde el inicio

Después de crear:

  • Verifica que el empleado recibió el email de bienvenida
  • Confirma que puede acceder al sistema
  • Revisa su ficha para verificar datos
  • Asigna vacaciones específicas si es necesario

❌ Evita

  • Crear usuarios sin email verificado
  • Usar emails personales en lugar de corporativos
  • Dejar sin departamento
  • Dejar sin horario asignado
  • No configurar métodos de fichaje
  • Usar contraseñas demasiado complejas (temporales)
  • Borrar empleados en lugar de desactivarlos

Solución de problemas

El email ya existe

Error: “El email ya está registrado en el sistema”

Solución:

  • Verifica si el empleado ya existe (búscalo)
  • Si existe pero está desactivado, reactívalo
  • Si es un empleado nuevo, usa otro email

No recibe el email de bienvenida

Posibles causas:

  • Email incorrecto
  • Filtro de spam
  • Servidor de email con problemas

Soluciones:

  1. Verifica el email en la ficha del empleado
  2. Pide al empleado que revise spam
  3. Reenvía las credenciales manualmente
  4. Genera nueva contraseña y envíala por otro medio

Error al importar empleados

Errores comunes:

  • Formato de archivo incorrecto (usa CSV o Excel)
  • Emails duplicados
  • Departamentos que no existen
  • Horarios que no existen

Solución:

  • Descarga la plantilla de nuevo
  • Verifica que departamentos y horarios existan
  • Revisa que no haya emails repetidos
  • Asegúrate del formato correcto

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear empleados sin asignar horario?

Técnicamente sí, pero no es recomendable. Sin horario:

  • No se podrán generar reportes comparativos
  • No se detectarán impuntualidades
  • El empleado no sabrá cuándo debe fichar

¿Qué pasa si creo un empleado sin activar “Habilitado”?

El empleado quedará creado pero no podrá acceder al sistema hasta que lo actives.

¿Puedo cambiar el email de un empleado?

No directamente. El email es el identificador único. Si necesitas cambiarlo:

  1. Crea un nuevo usuario con el email correcto
  2. Desactiva el usuario antiguo
  3. Nota: Se perderá el histórico vinculado al usuario anterior

¿Los empleados ven su contraseña inicial?

Sí, la reciben por email. Deben cambiarla en su primer acceso por seguridad.

¿Cuántos empleados puedo crear?

Depende de tu plan contratado. Verifica en “Trabajadores” cuántos usuarios activos tienes disponibles.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes problemas al dar de alta empleados:

  • 🔧 Consulta esta guía completa
  • 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
  • 💬 Preguntas Frecuentes
  • 📞 Soporte telefónico (horario comercial)

Guías relacionadas