Aprobar Cambios de Fichaje
Aprende a validar las solicitudes de cambio de fichaje cuando un empleado olvidó fichar o necesita corregir la hora de un registro. Como Validador, eres responsable de verificar que las correcciones sean legítimas antes de aprobarlas.
Contenido
- ¿Qué son los cambios de fichaje?
- Acceder a las solicitudes de cambio
- Listado de solicitudes pendientes
- Aprobar o rechazar
- Verificar la legitimidad del cambio
- Cambios que no llegan a validación
- Casos especiales
- Detección de patrones sospechosos
- Preguntas frecuentes
- ¿Necesitas ayuda?
- Guías relacionadas
¿Qué son los cambios de fichaje?
Los cambios de fichaje son solicitudes que los empleados envían cuando:
- ❌ Olvidaron fichar la entrada o la salida
- ❌ Ficharon a una hora incorrecta (por error)
- ❌ Necesitan corregir la hora de un fichaje ya registrado
Solo se modifica la hora: El empleado solicita una nueva hora para el mismo día del fichaje. No puede cambiar la fecha ni añadir o eliminar fichajes desde la solicitud. Si falta un fichaje completo por añadir o hay que eliminar uno erróneo, se hace desde la gestión de fichajes del Administrador (o con el botón “Solucionar” del propio empleado, que genera un cambio auto-aprobado).
Como Validador, tu trabajo es:
- ✅ Revisar la solicitud y el motivo
- ✅ Verificar que la corrección es legítima
- ✅ Aprobar si está justificada (el fichaje se actualiza automáticamente)
- ✅ Rechazar si no es válida o creíble
Responsabilidad legal: Los cambios de fichaje deben estar justificados y documentados. Según el RD 8/2019, las modificaciones del registro de jornada deben tener una razón válida y quedar registradas con su aprobador.
Acceder a las solicitudes de cambio
Desde el menú
- Inicia sesión con tu usuario Validador (o Administrador)
- Ve al menú lateral → “Validaciones” → “Cambios de Fichajes”
- Verás junto al menú un badge con el número de solicitudes pendientes
- Se abrirá el listado “Solicitudes de cambio pendientes”
Desde las notificaciones
Cuando un empleado solicita un cambio de fichaje, los Validadores reciben una notificación por email y push con un enlace directo al listado de validación.
Listado de solicitudes pendientes
Columnas de la tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ☑️ | Casilla para selección múltiple (acción masiva) |
| Acciones | Aprobar (✓) o Denegar (✗) individual |
| Usuario | Empleado solicitante |
| Fecha fichaje original | Fecha y hora registradas actualmente |
| Nueva fecha | La misma fecha con la nueva hora solicitada |
| Observaciones | Motivo indicado por el empleado |
Filtros
- Selector de empleado: elige “Todos los empleados” o un empleado concreto
- Botón “Filtrar”
El listado solo muestra solicitudes pendientes. Una vez aprobada o denegada, la solicitud desaparece del listado y el resultado queda registrado en la trazabilidad del fichaje.
Aprobar o rechazar
Aprobación individual
- Localiza la solicitud en la tabla
- Pulsa el icono ✓ (Aprobar) o ✗ (Denegar) de la fila
Aprobación masiva
- Marca las casillas de las solicitudes (o la casilla de selección total)
- Pulsa “Aprobar” o “Denegar” (mostrarán el contador de seleccionadas)
- Se abre un diálogo de confirmación: “¿Deseas confirmar los cambios de fichaje seleccionados?”
- Marca o desmarca “Notificar al empleado por email” (activada por defecto)
- Confirma con “Sí, Aprobar” / “Sí, Denegar”
Al aprobar o denegar individualmente no se pide comentario. Si necesitas explicar el rechazo al empleado, comunícalo por los canales habituales o usa la validación masiva para asegurarte de que recibe el email de notificación.
Qué ocurre al aprobar
- El fichaje se actualiza automáticamente con la nueva hora solicitada
- Queda registrada la trazabilidad: quién aprobó y con qué fecha
- El empleado recibe una notificación del cambio de estado
- Si tu empresa usa el banco de horas extras, el saldo del empleado se recalcula con la nueva hora
Qué ocurre al rechazar
- El estado pasa a Rechazado y el fichaje no se modifica
- El empleado recibe una notificación y puede enviar una nueva solicitud con mejor justificación
Verificar la legitimidad del cambio
Antes de aprobar, hazte estas preguntas:
1. ¿El motivo es razonable?
✅ Motivos legítimos:
- “Olvidé fichar al salir con prisa”
- “Tuve un problema con la app móvil”
- “El sistema no registró mi fichaje por error de red”
❌ Motivos sospechosos:
- “Quiero cambiar la hora porque llegué tarde” (no es válido)
- “Olvidé fichar” (sin más explicación, muy vago)
- Sin motivo
2. ¿La hora propuesta coincide con su horario?
Verifica que la hora solicitada:
- Esté dentro de su horario habitual
- Sea coherente con sus patrones de fichaje normales
- No sea sospechosamente exacta (ej: 09:00:00 cuando siempre ficha 09:03, 09:05…)
3. ¿La solicitud es reciente?
- ✅ Solicitud de ayer o anteayer: Normal
- ⚠️ Solicitud de hace 1 semana: Revisar con más cuidado
- ❌ Solicitud de hace 1 mes: Sospechoso, requiere verificación extra
Importante: Si las solicitudes son muy antiguas o frecuentes del mismo empleado, puede indicar un problema de disciplina o intento de manipulación.
4. ¿Puedes confirmar que estuvo trabajando?
Si tienes dudas, verifica:
- ¿Estuvo en reuniones ese día? (calendario, emails)
- ¿Compañeros lo vieron trabajando?
- ¿Hay evidencia de trabajo realizado?
Cambios que no llegan a validación
No todas las modificaciones de fichaje pasan por tu listado. Existen cambios auto-aprobados que se registran directamente con estado “Aceptada”:
- Salida teórica: si el horario del empleado lo permite, al fichar la salida después de su hora teórica puede elegir entre “Hora actual” o “Hora teórica”. Si elige la teórica, se crea un cambio auto-aprobado con la observación “Auto-aprobado: fichaje fuera de horario teórico”.
- Resolución de incidencias: cuando el empleado usa el botón “Solucionar” en un día sin fichajes o con incidencia, los fichajes de corrección se registran como cambios auto-aprobados.
Estos cambios igualmente quedan registrados con su trazabilidad y son visibles en reportes e informes de inspección.
Casos especiales
Mes cerrado con cierre mensual
Si el mes del fichaje ya fue cerrado por el empleado (cierre mensual firmado), no se pueden solicitar cambios de ese mes. Si la corrección es necesaria, un Administrador debe reabrir el cierre primero (la reapertura queda registrada con su motivo).
Empleado olvidó fichar entrada y salida del mismo día
Si falta un fichaje completo (no hay nada que “corregir la hora”), la solicitud de cambio no aplica: el empleado debe usar “Solucionar” desde Mis Fichajes o el Administrador debe crear los fichajes desde la gestión de fichajes.
Empleado quiere cambiar la hora porque llegó tarde
- Rechaza siempre este tipo de solicitudes
- Comunícalo al empleado: los retrasos deben quedar registrados como tal
Principio clave: Los fichajes deben reflejar la realidad. No se pueden modificar para “maquillar” retrasos o ausencias.
Fichaje duplicado por error
Los fichajes duplicados muy seguidos suelen estar bloqueados por el sistema (ventana anti-duplicado). Si aun así existe un fichaje erróneo que deba eliminarse, lo gestiona el Administrador desde la gestión de fichajes.
Detección de patrones sospechosos
Como Validador, debes estar atento a:
🚩 Señales de alerta
- 🚩 Olvidos frecuentes: El mismo empleado olvida fichar cada semana
- 🚩 Solicitudes tardías: Siempre solicita modificaciones después de varios días
- 🚩 Horas sospechosas: Siempre propone horas “perfectas” (09:00:00, 18:00:00)
- 🚩 Solo días específicos: Solo olvida los lunes o viernes
Qué hacer si detectas un patrón
- Documenta: guarda registro de todas las solicitudes del empleado
- Habla con él o con su Manager: reunión privada para entender qué está pasando
- Establece expectativas: explica la importancia de fichar correctamente
- Escala a RRHH: si no mejora, informa con la documentación
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no reviso una solicitud?
La solicitud permanece pendiente: el fichaje no se modifica y al empleado se le mantiene la hora original. En la pantalla de Cierre Mensual del empleado verá el aviso de “Solicitudes pendientes” hasta que se resuelva.
¿Puedo aprobar un cambio de hace 1 mes?
Técnicamente sí (si el mes no está cerrado), pero no es recomendable: es muy difícil verificar la legitimidad de cambios tan antiguos. Establece una política clara (ej: máximo 7-10 días).
¿Los empleados pueden modificar fichajes sin aprobación?
No. Los empleados nunca modifican sus fichajes directamente: siempre pasan por solicitud y aprobación (Validador o Administrador), salvo los cambios auto-aprobados (salida teórica y resolución de incidencias) que igualmente quedan registrados y trazados.
¿Los cambios aprobados aparecen en el Informe de Inspección?
Sí. Las observaciones de los cambios (pendientes, aprobadas y rechazadas) se incluyen en los informes de fichajes e inspección, con la trazabilidad de quién aprobó. Esto cumple la transparencia requerida por el RD 8/2019.
¿Puedo aprobar mis propios cambios de fichaje?
Un Administrador podría técnicamente, pero no es recomendable por conflicto de interés. Lo habitual es que tus propios cambios los apruebe otro Validador o el Administrador.
¿Necesitas ayuda?
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes