Módulo de Vacaciones y Ausencias
Gestiona las solicitudes de vacaciones, permisos y ausencias de tu empresa de forma digital, cumpliendo con la normativa laboral española.
¿Qué es el módulo de Vacaciones y Ausencias?
El módulo de Vacaciones y Ausencias permite a los empleados solicitar días libres y a los Managers aprobar o rechazar estas solicitudes de forma digital y trazable.
Siempre activo: Este módulo está siempre activado (no se puede desactivar) porque es fundamental para el cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores.
Funcionalidades principales
- 📅 Solicitar ausencias: Los empleados piden vacaciones, permisos y bajas desde su calendario
- ✅ Aprobar/Rechazar: Los Managers (y Administradores) validan las solicitudes, individual o masivamente
- 🔁 Doble aprobación opcional: Flujo Responsable 1 → Responsable 2 con estado “Pendiente Segunda Aprobación”
- 🌗 Media jornada: Vacaciones de medio día (mañana/tarde) para días sueltos
- 📊 Control de días por año: Saldo por año administrativo con caducidad
- 🚫 Bloqueos de vacaciones: Fechas bloqueadas por edificio (campañas, cierres)
- 📆 Calendarios: De equipo, de empresa y general
- 📧 Notificaciones: Email y push en cada cambio de estado
- 🗓️ Sincronización con Google Calendar: Las vacaciones aprobadas se copian en un calendario de Google
Tipos de ausencias
Los tipos son configurables por empresa (Configuraciones → “Tipos de Ausencias”). Los habituales:
| Tipo | Descuenta vacaciones | Adjunto | Duración |
|---|---|---|---|
| Vacaciones | ✅ Sí | No | Día completo o media jornada |
| Baja | ❌ No | Sí (parte médico) | — |
| Teletrabajo | ❌ No | Opcional | Opcional |
| Asuntos propios | ❌ No | Opcional | Opcional |
| Otras ausencias justificadas | ❌ No | Opcional | Opcional |
| Compensatorio (banco de horas) | ❌ No (consume horas del banco) | No | — |
👉 Ver todos los tipos en detalle
Vacaciones anuales
- Días establecidos por convenio (generalmente 22-30 días/año)
- Al dar de alta a un empleado se genera el prorrateo del año en curso (por meses devengados) más la bolsa del año siguiente
- Cada bolsa tiene fecha de caducidad (habitualmente 31 de diciembre)
- Se aprueban por el Responsable (Manager) y, si está activa la doble aprobación, también por el segundo responsable
Permisos retribuidos
Días libres pagados por situaciones específicas (según Estatuto y convenio):
- Matrimonio (15 días)
- Nacimiento de hijo (6 semanas)
- Fallecimiento familiar (2-4 días según parentesco)
- Mudanza (1 día)
- Asuntos médicos propios o familiares
Los permisos retribuidos no descuentan del saldo de vacaciones anuales.
Bajas médicas
- El empleado adjunta el parte médico en la solicitud
- No descuentan vacaciones
- Los días de baja interrumpen las vacaciones si coinciden (gestión manual por RRHH)
Asuntos propios
Días libres por motivos personales:
- Política varía según empresa (generalmente con duración configurable)
- Requieren aprobación del Responsable
Flujo de solicitud
Para Empleados
- Solicitar → Selecciona el rango en tu calendario y completa el formulario (tipo, año administrativo, media jornada, motivo, adjunto)
- Esperar → El Responsable (Manager) revisa la solicitud; con doble aprobación, pasa después al segundo responsable
- Notificación → Recibes email y push con la decisión
- Disfrutar → Si se acepta, los días quedan registrados y descontados del saldo
Para Managers
- Recibir → Notificación de nuevas solicitudes pendientes
- Revisar → Verificar saldo, cobertura y calendario del equipo
- Decidir → Aprobar o denegar (individual o masivamente, con motivo en el rechazo)
- Notificar → El empleado recibe la respuesta
👉 Ver guía: Aprobar Vacaciones (Manager)
Consultar saldo de vacaciones
Los empleados ven su saldo por año administrativo en “Mis ausencias” (tarjetas del año anterior, actual y siguiente):
- Aceptada: días aprobados
- Pendiente: solicitudes sin resolver
- Rechazada: días denegados
- No usadas: días aún disponibles
Con avisos de caducidad (días perdidos / disponibles / alerta de próximas caducidades).
👉 Ver guía: Solicitar Vacaciones (Empleado)
Calendarios de ausencias
- “Equipo” → “Calendario del equipo”: ausencias del equipo de tu responsable
- “Equipo” → “Calendario General” (si está habilitado): todas las ausencias visibles de la empresa
- “Empresa” → “Calendario de la empresa” (Admin): todas las ausencias de la empresa
Permite detectar solapamientos y planificar la cobertura.
Políticas de vacaciones
Caducidad de vacaciones
Cada bolsa anual puede tener fecha de caducidad (habitualmente 31 de diciembre). El empleado recibe avisos de las caducidades próximas y ve los días perdidos/disponibles reales.
👉 Ver guía: Asignar Vacaciones (Admin)
Bloqueos de vacaciones
El Administrador puede definir rangos de fechas bloqueadas por edificio (Configuraciones → “Bloqueos de vacaciones”): en esas fechas los empleados no podrán solicitar vacaciones y verán el error correspondiente (ideal para campañas, cierres de empresa o picos de actividad).
Notificaciones
Las notificaciones se envían por email y push, y cada empleado puede configurar qué recibe desde “Mi Perfil” → “Notificaciones”:
Para Empleados
- 📧 Cambio de estado de sus ausencias (aceptada / rechazada / pendiente 2ª aprobación)
- 📧 Resúmenes de ausencias próximas a caducar (visible en pantalla)
Para Managers y Admins
- 📧 Ausencias pendientes de validación (aviso diario o resumen semanal, según configuración)
Integración con fichajes
Las ausencias afectan a los fichajes:
- ❌ Días de vacaciones: No se espera fichaje
- ❌ Días festivos: No se espera fichaje
- ✅ Días laborables: Se espera fichaje completo
Si un empleado está de vacaciones, no aparecerá como “falta de fichaje” en los reportes.
Cumplimiento normativo
El módulo cumple con:
- ✅ Estatuto de los Trabajadores: Derecho a vacaciones anuales
- ✅ Convenios colectivos: Días según sector
- ✅ LOPD: Protección de datos en solicitudes
- ✅ Trazabilidad: Registro de solicitudes y aprobaciones
Preguntas frecuentes
¿Puedo solicitar vacaciones con menos antelación?
Depende de la política de tu empresa. En casos excepcionales, habla con tu Manager.
¿Qué pasa si rechazan mis vacaciones?
El Manager debe explicar el motivo. Puedes solicitar fechas alternativas.
¿Puedo cancelar vacaciones aprobadas?
Sí, antes de que empiecen. Después del inicio, depende de tu empresa.
¿Los festivos descuentan de mis vacaciones?
No, los festivos no se descuentan del saldo de vacaciones.
¿Puedo transferir vacaciones a otro año?
Depende del convenio colectivo. Consulta con RRHH.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre vacaciones y ausencias:
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes
Guías relacionadas
- 👉 Solicitar Vacaciones (Empleado)
- 👉 Aprobar Vacaciones (Manager)
- 👉 Asignar Vacaciones (Admin)
- 👉 Días Festivos
- 👉 Sincronización con Google Calendar