Gestionar Solicitudes de Ausencias

Guía para Administradores sobre cómo gestionar todas las solicitudes de vacaciones y ausencias de la empresa.

Contenido

  1. Vista global de solicitudes
    1. Acceder a solicitudes
  2. Aprobar o rechazar
    1. Acciones individuales
    2. Acción masiva
  3. Gestionar bajas médicas
  4. Configuración relacionada
    1. Saldo de vacaciones por empleado
    2. Bloqueos de vacaciones por edificio
    3. Tipos de ausencia
  5. Reportes de ausencias
  6. Preguntas frecuentes
    1. ¿Puedo modificar una solicitud ya aprobada?
    2. ¿Qué hago con solicitudes muy antiguas pendientes?
    3. ¿Puedo crear una ausencia en nombre de un empleado?
  7. Guías relacionadas

Vista global de solicitudes

Como Administrador, puedes ver y resolver las solicitudes de toda la empresa (los Managers solo ven las de su ámbito).

Acceder a solicitudes

  1. Ve a “Validaciones” → “Ausencias Pendientes”
  2. Verás las solicitudes pendientes con:
    • Pestañas “Pendientes” y “Validadas” (histórico con selector de año)
    • Filtro por trabajador + botón “Filtrar”
    • Casillas para selección múltiple

Como Administrador puedes resolver cualquier solicitud, incluidas las de empleados sin responsable asignado y las de segunda aprobación pendientes.

Aprobar o rechazar

Acciones individuales

  • Pulsa ✓ (Aprobar) o ✗ (Denegar) en cada fila
  • Al denegar se te pedirá el “Motivo del rechazo (opcional)”, que queda registrado y visible para el empleado

Acción masiva

  1. Selecciona múltiples solicitudes (checkbox o seleccionar todas)
  2. Pulsa “Aprobar” o “Denegar”
  3. En el diálogo de confirmación, marca “Notificar al empleado por email” (activada por defecto)
  4. Confirma

Cuándo usar la acción masiva:

  • Final de mes para resolver las pendientes válidas
  • Períodos de cierre de empresa (Navidad)
  • Solicitudes sencillas sin conflictos

Si tu empresa usa la doble aprobación (EnableTwoLevelAbsenceApproval), el flujo Resp. 1 → Resp. 2 se respeta: el sistema impedirá resolver en el orden incorrecto con el aviso “La ausencia debe aprobarse/rechazarse por el responsable correspondiente en el orden establecido.” Como Administrador puedes resolver en cualquier momento las que estén a la espera.

Gestionar bajas médicas

Según la configuración del tipo “Baja” en tu empresa:

  1. Verifica que el empleado ha adjuntado el parte oficial (el formulario lo solicita)
  2. Revisa y resuelve la solicitud como cualquier otra
  3. Archiva la documentación (obligación legal)
  4. Registra las prórrogas: el empleado puede subir partes de confirmación desde sus ausencias

Configuración relacionada

Saldo de vacaciones por empleado

Desde: Configuraciones → Trabajadores → Editar trabajador → campo “Max Ausencias” y su caducidad. Ver Asignar Vacaciones.

Bloqueos de vacaciones por edificio

Si necesitas impedir solicitudes en ciertas fechas (campañas, cierres de empresa): Configuraciones → “Bloqueos de vacaciones”. Los empleados verán el error correspondiente al intentar solicitar en esas fechas.

Tipos de ausencia

Configuraciones → “Tipos de Ausencias”: crea, edita o desactiva los tipos que los empleados pueden solicitar, con su color en el calendario.

Reportes de ausencias

  • “Validaciones” → “Ausencias Pendientes” → pestaña “Validadas”: histórico por año
  • Menú “Empresa” → “Calendario de la empresa”: visión de todas las ausencias aprobadas
  • Menú “Reportes” → “Resumen Ausencias”: visión general de la empresa (contadores por tipo y año)

Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar una solicitud ya aprobada?

Puedes gestionarla desde la “Gestión de Ausencias” del menú Empresa (eliminar días futuros o ajustar). Siempre explica el motivo al empleado.

¿Qué hago con solicitudes muy antiguas pendientes?

Contacta con el Manager responsable para que las revise, o resuélvelas tú directamente. Si ya pasó la fecha, recházalas.

¿Puedo crear una ausencia en nombre de un empleado?

Sí, desde “Empresa” → “Gestión de Ausencias” puedes crear ausencias para cualquier empleado (útil para registrar bajas comunicadas por teléfono).

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