Guía del Manager
Como Manager en AhoraFicho, eres el responsable de supervisar y validar las solicitudes de tu equipo. Esta guía te ayudará a gestionar aprobaciones de ausencias, gastos e imputaciones de forma eficiente.
¿Qué es un Manager en AhoraFicho?
Un Manager es un rol intermedio entre el Administrador y los Empleados. Tu función principal es supervisar y aprobar las solicitudes de tu equipo.
Diferencia con el Validador: El Manager valida ausencias, gastos e imputaciones de su equipo. Los cambios de fichaje los valida el rol Validador (o un Administrador). Ver Guía del Validador.
Responsabilidades principales
Como Manager, tus responsabilidades son:
- ✅ Aprobar o rechazar ausencias de tu equipo (vacaciones, bajas, permisos…)
- ✅ Revisar gastos presentados por los empleados (si el módulo está activo)
- ✅ Validar imputaciones de horas a proyectos (si el módulo está activo)
- ✅ Consultar reportes de tu equipo
- ✅ Supervisar el cumplimiento horario de tu equipo
- ✅ Recibir alertas de incidencias de fichaje de tu equipo (si está configurado)
Ámbito de acción: Validas a los empleados de los departamentos en los que estás asignado y/o los empleados que te tienen asignados como Responsable (o Responsable 2). Si tienes empleados asignados directamente, la validación de ausencias se limita exclusivamente a esos empleados.
¿Qué permisos tiene un Manager?
✅ Permisos que SÍ tienes
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Ver reportes | Resúmenes diarios, semanales, mensuales, impuntualidades… de tu equipo |
| Aprobar ausencias | Validar solicitudes de vacaciones, bajas y permisos |
| Aprobar gastos | Revisar tickets de gastos (si el módulo está activo) |
| Aprobar imputaciones | Validar horas en proyectos (si el módulo está activo) |
| Ver calendarios | Calendario del equipo de ausencias, gastos e imputaciones |
| Recibir notificaciones | Ausencias pendientes, incidencias de fichaje, retrasos… |
❌ Permisos que NO tienes
| Acción | Quién puede | Alternativa |
|---|---|---|
| Aprobar cambios de fichaje | Validador / Administrador | La solicitud la gestiona el Validador |
| Reabrir cierres mensuales | Administrador | Solicita al admin que lo reabra |
| Crear empleados | Administrador | Solicita al admin que los cree |
| Editar empleados | Administrador | Solicita cambios al admin |
| Crear horarios | Administrador | Solicita al admin que los configure |
| Desactivar usuarios | Administrador | Informa al admin para que lo haga |
| Activar módulos | SuperAdmin | Contacta con soporte |
| Ver otros equipos | Administrador | Solo ves tu ámbito |
Flujo de trabajo típico de un Manager
1. Inicio del día (5-10 minutos)
- Accede al Dashboard o al Resumen diario de tu equipo (menú “Reportes”)
- Revisa si hay empleados que no ficharon o con incidencias
- Comprueba las notificaciones pendientes (ausencias, gastos, imputaciones)
2. Gestión de solicitudes pendientes (10-15 minutos)
- Ve a la sección “Validaciones” del menú lateral:
- “Ausencias Pendientes”
- “Gastos Pendientes” (si el módulo está activo)
- “Imputaciones Pendientes” (si el módulo está activo)
- Aprueba o rechaza las solicitudes (individual o masivamente)
- Indica el motivo si rechazas
3. Seguimiento semanal (30 minutos los lunes)
- Genera el Resumen semanal de tu equipo
- Identifica empleados con incidencias recurrentes
- Revisa el Reporte de Impuntualidades
- Agenda conversaciones con quienes necesiten seguimiento
4. Revisión mensual (1 hora a fin de mes)
- Genera el Reporte mensual de cada empleado de tu equipo
- Verifica que no haya fichajes pendientes de corregir
- Asegúrate de que todas las ausencias están validadas
- Recuerda al equipo que realice su cierre mensual (si está activo en tu empresa)
Menú del Manager
Cuando inicias sesión como Manager, verás estas secciones en el menú lateral:
✅ Validaciones
├── Ausencias Pendientes
├── Gastos Pendientes (si módulo activo)
└── Imputaciones Pendientes (si módulo activo)
📈 Reportes
├── Resumen diario
├── Resumen semanal
├── Reporte mensual
├── Reporte horas nocturnas
└── Impuntualidades
👥 Equipo
├── Calendario del equipo
└── Calendarios de gastos e imputaciones del equipo
🏢 Empresa
└── Calendarios de empresa
Notificaciones
Recibirás notificaciones por email y push cuando:
- 📧 Un empleado de tu equipo tiene una ausencia pendiente de tu validación
- 📧 Un empleado sube un gasto para aprobar (si el módulo está activo)
- 📧 Un empleado imputa horas pendientes de validar (si el módulo está activo)
- ⚠️ Un empleado de tu equipo tiene incidencias de fichaje (sin fichar, sin salida)
- ⏰ Resúmenes semanales de ausencias pendientes (si están configurados)
Puedes configurar qué notificaciones recibes desde “Mi Perfil” → “Notificaciones”. Ver Notificaciones.
Guías específicas del Manager
🏖️ Gestión de Ausencias
Aprende a revisar, aprobar o rechazar las solicitudes de ausencias de tu equipo.
💰 Gestión de Gastos
Revisa y valida los tickets de gastos presentados por tus empleados.
Solo disponible si tu empresa tiene el módulo de Gastos activado.
📋 Gestión de Imputaciones
Valida las horas que tus empleados imputan a diferentes proyectos.
Solo disponible si tu empresa tiene el módulo de Imputaciones activado.
Consejos para ser un buen Manager
1. Sé consistente en tus decisiones
✅ Establece criterios claros para aprobar o rechazar solicitudes ✅ Aplica las mismas reglas a todos por igual ✅ Comunica tus expectativas al equipo desde el principio
2. Responde rápido
✅ Revisa las solicitudes diariamente para no bloquear a tu equipo ✅ Aprueba o rechaza en máximo 24-48 horas laborables
3. Justifica tus rechazos
✅ Indica el motivo de forma clara y constructiva ✅ Propón alternativas si es posible
4. Usa los reportes para mejorar
✅ Revisa tendencias en los reportes semanales ✅ Detecta problemas temprano antes de que se agraven
Casos especiales
Manager de varios departamentos
Si eres responsable de más de un departamento:
- Verás solicitudes de todos tus departamentos en un solo listado
- Puedes filtrar por empleado en cada sección
- Los reportes cubren todos tus departamentos
Manager temporal
Si estás cubriendo a otro manager:
- El Administrador debe añadirte como Responsable de esos empleados temporalmente
- Una vez finalice el período, el admin quitará la asignación
- Tus validaciones durante ese período quedan registradas con tu nombre
Manager sin equipo asignado
Si tienes rol de Manager pero no tienes departamentos ni empleados asignados:
- No verás solicitudes pendientes
- Contacta con el Administrador para que te asigne
Preguntas frecuentes
¿Puedo delegar mis aprobaciones a otra persona?
No directamente. Si necesitas que alguien te cubra, el Administrador debe añadir a esa persona como Responsable 2 de los empleados, o asignarle los departamentos.
¿Qué pasa si no apruebo una ausencia a tiempo?
La solicitud permanece en estado “Pendiente” (o en “Pendiente Segunda Aprobación” si tu empresa usa doble aprobación) hasta que la valides.
¿Puedo aprobar los cambios de fichaje de mi equipo?
No. Los cambios de fichaje los valida el rol Validador (o un Administrador). Ver Guía del Validador.
¿Los empleados ven el motivo cuando rechazo algo?
Sí, el motivo que indicas al rechazar queda registrado y es visible para el empleado en sus ausencias.
¿Puedo aprobar vacaciones que dejarían al equipo sin cobertura?
Técnicamente sí, el sistema no valida automáticamente la cobertura. Es tu responsabilidad como Manager asegurar que siempre haya suficiente personal.
¿Necesitas ayuda?
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes
- 👤 Contacta con el Administrador de tu empresa
Guías relacionadas
- 👉 Aprobar Vacaciones
- 👉 Aprobar Gastos
- 👉 Aprobar Imputaciones
- 👉 Guía del Validador
- 👉 Resumen Diario por Departamento
- 👉 Reporte de Impuntualidades