Normativa Legal
AhoraFicho cumple con toda la normativa española sobre control horario y protección de datos. Esta guía explica las leyes que afectan al registro de jornada laboral.
Contenido
- Real Decreto-ley 8/2019
- ¿Quién está obligado?
- ¿Qué debe incluir el registro?
- ¿Cómo debe llevarse el registro?
- Conservación del registro
- Acceso al registro
- Sanciones por incumplimiento
- Protección de datos (LOPD/RGPD)
- Cumplimiento con AhoraFicho
- Otros convenios y normativas
- Casos especiales
- Preguntas frecuentes legales
- Referencias legales
- ¿Necesitas ayuda legal?
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Real Decreto-ley 8/2019
¿Qué es el RD 8/2019?
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, estableció la obligación de las empresas españolas de llevar un registro diario de jornada de todos sus trabajadores.
Entrada en vigor: 12 de mayo de 2019 Afecta a: TODAS las empresas en España, sin importar el tamaño
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.”
Requisitos obligatorios
✅ Registro diario: Cada día laborable debe quedar registrado ✅ Hora de inicio: Momento exacto de entrada ✅ Hora de finalización: Momento exacto de salida ✅ Por cada trabajador: Todos los empleados, sin excepción ✅ Conservación: Mínimo 4 años ✅ Disponibilidad: Accesible para empleados, representantes e Inspección
¿Quién está obligado?
Todas las empresas
- ✅ Empresas grandes (más de 250 empleados)
- ✅ Empresas medianas (50-249 empleados)
- ✅ Empresas pequeñas (10-49 empleados)
- ✅ Microempresas (1-9 empleados)
- ✅ Autónomos con empleados
Todos los trabajadores
- ✅ Contratos indefinidos
- ✅ Contratos temporales
- ✅ Jornada completa
- ✅ Jornada parcial
- ✅ Teletrabajo
- ✅ Trabajadores a distancia
- ✅ Personal directivo
Sin excepciones: La obligación aplica a TODOS los empleados, incluso directivos, trabajadores en remoto, o con horario flexible.
¿Qué debe incluir el registro?
Datos mínimos obligatorios
- Identificación del trabajador: Nombre y apellidos
- Fecha: Día completo (DD/MM/AAAA)
- Hora de inicio: Momento de entrada (HH:MM)
- Hora de finalización: Momento de salida (HH:MM)
Datos recomendados (no obligatorios pero útiles)
- Ubicación del fichaje
- Método utilizado (web, app, terminal, etc.)
- Pausas intermedias
- Motivo de ausencias
¿Cómo debe llevarse el registro?
La ley no especifica el método concreto. Son válidos:
- ✅ Sistemas digitales (como AhoraFicho)
- ✅ Hojas de Excel compartidas
- ✅ Aplicaciones móviles
- ✅ Terminales de fichaje
- ✅ Papel (menos recomendable, pero legal)
Recomendación: Los sistemas digitales como AhoraFicho son más seguros, trazables y fáciles de conservar durante 4 años.
Conservación del registro
¿Cuánto tiempo?
Mínimo 4 años desde la fecha del registro.
Ejemplo:
- Fichajes de enero 2024 → Conservar hasta enero 2028
¿Dónde conservar?
- En formato digital (recomendado)
- En papel (si es el método usado)
- En servidores accesibles
- En la nube con respaldo
Importante: Debe ser fácilmente accesible en caso de inspección. No vale “lo tengo en casa” o “en un disco duro desconectado”.
Acceso al registro
¿Quién puede acceder?
- Los propios trabajadores: Derecho a consultar sus fichajes
- Representantes legales: Delegados sindicales, comité de empresa
- Inspección de Trabajo: Cuando lo requiera
Plazos de entrega
- Inspección de Trabajo: Inmediato o en el plazo que indiquen
- Representantes legales: En tiempo razonable cuando lo soliciten
- Trabajadores: En cualquier momento (sus propios datos)
Sanciones por incumplimiento
Tipos de infracciones
| Tipo | Descripción | Sanción |
|---|---|---|
| Leve | Errores menores, registro incompleto | 60€ - 625€ por trabajador |
| Grave | No llevar registro, impedir acceso | 626€ - 6.250€ por trabajador |
| Muy Grave | Reincidencia, falsificación | 6.251€ - 187.515€ por trabajador |
Cálculo: La multa es por trabajador afectado. Una empresa con 50 empleados sin registro puede ser multada con hasta 312.500€.
Ejemplos de infracciones
Leves:
- Registro incompleto (faltan algunos días)
- Errores puntuales en horas
- Registro poco claro
Graves:
- No llevar registro de jornada
- Registro ficticio o manipulado
- No conservarlo durante 4 años
- Impedir el acceso a los representantes
Muy graves:
- Falsificar intencionadamente el registro
- Usar el registro para fraude
- Reincidencia tras sanción previa
Protección de datos (LOPD/RGPD)
Datos personales en el registro
Los fichajes contienen datos personales protegidos por:
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos UE)
- LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos española)
Obligaciones del empleador
✅ Informar a los trabajadores del tratamiento de datos ✅ Limitar el acceso solo a personas autorizadas ✅ Garantizar seguridad de los datos (cifrado, respaldos) ✅ No usar los datos para otros fines (solo control horario) ✅ Eliminar datos tras los 4 años obligatorios (o más según convenio)
Derechos de los trabajadores
- Acceso: Ver sus propios fichajes
- Rectificación: Corregir errores
- Supresión: Eliminación tras cese laboral (después de 4 años)
- Oposición: Oponerse a usos no autorizados
Cumplimiento con AhoraFicho
¿Cómo cumple AhoraFicho con la normativa?
✅ Registro diario: Cada fichaje queda registrado con fecha y hora exacta ✅ Hora de inicio y fin: Se registran ambas obligatoriamente ✅ Identificación del trabajador: Cada fichaje está asociado a un empleado único ✅ Conservación 4 años: Los datos se conservan automáticamente ✅ Acceso garantizado: Empleados, managers e inspectores pueden acceder ✅ Trazabilidad: Todas las modificaciones quedan registradas ✅ Exportación: Informes en PDF para Inspección de Trabajo ✅ Protección de datos: Cumplimiento RGPD con cifrado y accesos controlados
Informes para Inspecciones
AhoraFicho genera automáticamente el Informe para Inspección de Trabajo que cumple 100% con los requisitos legales.
👉 Ver: Informe para Inspección
Otros convenios y normativas
Estatuto de los Trabajadores
Además del RD 8/2019, el Estatuto de los Trabajadores regula:
- Jornada máxima (40 horas semanales)
- Descansos obligatorios
- Vacaciones anuales (mínimo 30 días naturales)
- Permisos retribuidos
Convenios Colectivos
Cada sector puede tener normativa adicional:
- Jornadas específicas
- Turnos y horarios
- Días de vacaciones adicionales
- Permisos especiales
Consulta tu convenio: AhoraFicho se adapta a las particularidades de cada convenio colectivo.
Casos especiales
Teletrabajo
Los trabajadores en remoto también deben registrar su jornada. La ley no hace distinción por ubicación.
Solución AhoraFicho: Fichaje web o app móvil desde casa.
Horario flexible
Aunque el empleado tenga horario flexible, debe registrar:
- Hora real de entrada
- Hora real de salida
No vale registrar horarios genéricos (ej: siempre 9:00 y 18:00).
Personal directivo
Aunque tengan autonomía en su horario, deben fichar. La ley no hace excepción.
Trabajadores a tiempo parcial
Deben fichar igual que los de jornada completa. El registro es independiente de las horas contratadas.
Preguntas frecuentes legales
¿Puede la empresa sancionar por no fichar?
Sí, el incumplimiento del deber de fichar puede ser motivo de sanción disciplinaria según el convenio colectivo.
¿El registro de jornada sirve para calcular horas extras?
Sí, es una de las finalidades. El registro debe reflejar la realidad laboral, incluyendo horas extras si las hay.
¿Pueden usarse los fichajes contra el trabajador?
Los fichajes son prueba de la jornada real. Si hay incumplimientos (retrasos sistemáticos, ausencias injustificadas), pueden usarse en procedimientos disciplinarios, pero siempre respetando el derecho a la defensa.
¿Qué pasa si la empresa no lleva registro?
- Multa de la Inspección de Trabajo
- Posibles reclamaciones de trabajadores por horas extras no pagadas
- Problemas en auditorías laborales
¿Los autónomos deben llevar registro?
Los autónomos sin empleados no están obligados. Los autónomos con empleados sí deben registrar la jornada de sus trabajadores.
Referencias legales
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo: BOE-A-2019-3481
- Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: Registro de jornada
- RGPD: Reglamento (UE) 2016/679
- LOPDGDD: Ley Orgánica 3/2018
¿Necesitas ayuda legal?
Si tienes dudas sobre el cumplimiento normativo:
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 👨⚖️ Consulta con un abogado laboralista
- 📞 Inspección de Trabajo: 060 (información general)