Aprobar Cambios de Fichaje
Aprende a validar las modificaciones de fichajes cuando un empleado olvidó fichar o necesita corregir un registro. Como Manager, eres responsable de verificar que las correcciones sean legítimas antes de aprobarlas.
Contenido
- ¿Qué son los cambios de fichaje?
- Acceder a las solicitudes de cambios
- Listado de solicitudes de cambios
- Verificar la legitimidad del cambio
- Aprobar un cambio de fichaje
- Rechazar un cambio de fichaje
- Casos especiales
- Detección de patrones sospechosos
- Buenas prácticas
- Reportes de cambios de fichaje
- Preguntas frecuentes
- ¿Qué pasa si no respondo a una solicitud?
- ¿Puedo aprobar un cambio de hace 1 mes?
- ¿Los empleados pueden modificar fichajes sin mi aprobación?
- ¿Qué hago si un empleado me presiona para aprobar algo dudoso?
- ¿Los cambios aprobados aparecen en el Informe de Inspección?
- ¿Puedo aprobar mis propios cambios de fichaje?
- ¿Necesitas ayuda?
- Guías relacionadas
¿Qué son los cambios de fichaje?
Los cambios de fichaje (también llamados “modificaciones” o “correcciones”) son solicitudes que los empleados envían cuando:
- ❌ Olvidaron fichar la entrada o la salida
- ❌ Ficharon incorrectamente (por error, doble fichaje, etc.)
- ❌ Necesitan corregir una hora de entrada/salida
Como Manager, tu trabajo es:
- ✅ Revisar la solicitud y el motivo
- ✅ Verificar que la corrección es legítima
- ✅ Aprobar si está justificada
- ✅ Rechazar si no es válida o creíble
Responsabilidad legal: Los cambios de fichaje deben estar justificados y documentados. Según el RD 8/2019, las modificaciones del registro de jornada deben tener una razón válida y quedar registradas.
Acceder a las solicitudes de cambios
Opción 1: Desde Notificaciones
Cuando un empleado solicita un cambio de fichaje, recibirás una notificación por email:
Asunto: Solicitud de cambio de fichaje - María García
María García ha solicitado un cambio de fichaje:
- Fecha: 15/01/2025
- Tipo: Añadir fichaje de salida
- Hora propuesta: 18:00
- Motivo: "Olvidé fichar la salida al salir con prisa"
Haz clic aquí para revisar la solicitud.
- Abre el email
- Haz clic en el enlace “Revisar solicitud”
- Se abrirá la página de detalle
Opción 2: Desde el menú
- Inicia sesión como Manager
- Ve al menú lateral → “Validaciones” → “Cambios Fichajes”
- Verás un listado con todas las solicitudes pendientes
Opción 3: Desde el Dashboard
En tu dashboard verás:
- Número de cambios de fichaje pendientes de aprobación
- Acceso directo al listado
Listado de solicitudes de cambios
Al acceder a la sección verás una tabla con todas las solicitudes:
Columnas de la tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Empleado | Nombre del solicitante + departamento |
| Fecha | Día del fichaje a modificar |
| Tipo de Cambio | Añadir entrada, añadir salida, modificar hora, etc. |
| Hora Actual | Hora registrada actualmente (si existe) |
| Hora Propuesta | Nueva hora solicitada |
| Motivo | Justificación del empleado |
| Estado | Pendiente, Aprobado, Rechazado |
| Fecha Solicitud | Cuándo se solicitó el cambio |
| Acciones | Botones para aprobar/rechazar |
Verificar la legitimidad del cambio
Antes de aprobar, hazte estas preguntas:
1. ¿El motivo es razonable?
✅ Motivos legítimos:
- “Olvidé fichar al salir con prisa”
- “Tuve un problema con la app móvil”
- “Fichó mi compañero por error en mi usuario”
- “El sistema no registró mi fichaje por error de red”
❌ Motivos sospechosos:
- “Quiero cambiar la hora porque llegué tarde” (no es válido)
- “Olvidé fichar” (sin más explicación, muy vago)
- Sin motivo
2. ¿La hora propuesta coincide con su horario?
Verifica que la hora solicitada:
- Esté dentro de su horario habitual
- Sea coherente con sus patrones de fichaje normales
- No sea sospechosamente exacta (ej: 09:00:00 cuando siempre ficha 09:03, 09:05, etc.)
3. ¿La solicitud es reciente?
- ✅ Solicitud de ayer o antesdeayer: Normal
- ⚠️ Solicitud de hace 1 semana: Revisar con más cuidado
- ❌ Solicitud de hace 1 mes: Sospechoso, requiere verificación extra
Importante: Si las solicitudes son muy antiguas o frecuentes del mismo empleado, puede indicar un problema de disciplina o intento de manipulación.
4. ¿Puedes confirmar que estuvo trabajando?
Si tienes dudas, verifica:
- ¿Estuvo en reuniones ese día? (calendario, emails)
- ¿Compañeros lo vieron trabajando?
- ¿Hay evidencia de trabajo realizado? (emails enviados, tareas completadas)
Aprobar un cambio de fichaje
Si el cambio está justificado y es legítimo:
Paso 1: Hacer clic en “Aprobar”
- En el detalle de la solicitud, haz clic en “Aprobar”
- (Opcional) Añade un comentario interno
- Haz clic en “Confirmar”
Paso 2: Confirmación
- El estado cambiará a “Aprobado” (badge verde)
- El fichaje se modificará automáticamente en el sistema
- El empleado recibirá una notificación confirmando la aprobación
- El cambio quedará registrado en el historial con tu nombre como aprobador
- Aparecerá una nota en los reportes: “Fichaje modificado por Manager”
Trazabilidad: Todos los cambios quedan registrados. En el Informe de Inspección aparecerá una nota indicando que el fichaje fue modificado y quién lo aprobó.
Rechazar un cambio de fichaje
Si el cambio no está justificado o es sospechoso:
Paso 1: Hacer clic en “Rechazar”
- En el detalle de la solicitud, haz clic en “Rechazar”
- OBLIGATORIO: Añade un comentario explicando por qué rechazas
- Haz clic en “Confirmar”
Paso 2: Justificar el rechazo
Ejemplos de comentarios apropiados:
✅ Buenos comentarios:
- “El motivo no es suficientemente específico. Por favor, indica exactamente qué pasó.”
- “La hora propuesta no coincide con tu horario habitual. Por favor, verifica la hora correcta.”
- “No puedo aprobar modificaciones de hace más de 15 días. Consulta con RRHH.”
- “He verificado con tu compañero y no estuviste en la oficina a esa hora. Rechazado.”
❌ Malos comentarios (evitar):
- “No me lo creo” (poco profesional)
- “No” (sin explicación)
- “Tienes demasiados olvidos” (juicio sin datos)
Paso 3: Confirmación
- El estado cambiará a “Rechazado” (badge rojo)
- El empleado recibirá una notificación con tu comentario
- El fichaje NO se modificará
- El empleado puede enviar una nueva solicitud con más información si es necesario
Casos especiales
Empleado olvidó fichar entrada y salida del mismo día
Situación: El empleado no tiene ningún fichaje del día, solicita añadir ambos.
Acción:
- Verifica que realmente trabajó ese día (reuniones, emails, testigos)
- Si está justificado, aprueba ambas modificaciones
- Añade comentario: “Aprobado tras verificar que trabajó ese día. Por favor, ten más cuidado con los fichajes.”
Alerta: Si esto ocurre frecuentemente con el mismo empleado, habla con él y documenta el patrón.
Empleado olvidó fichar salida hace 1 semana
Situación: Solicitud muy tardía de fichaje de salida.
Acción:
- Pregúntale por qué no lo solicitó antes
- Si hay una razón válida (estaba de vacaciones, de baja, etc.), aprueba
- Si no hay razón, rechaza y pide que sea más diligente
Comentario ejemplo: “Aprobado esta vez, pero por favor solicita las correcciones en máximo 2-3 días. Las solicitudes tardías son más difíciles de verificar.”
Empleado quiere cambiar la hora porque llegó tarde
Situación: El empleado llegó tarde y quiere “ajustar” la hora de entrada para que parezca puntual.
Acción:
- Rechaza siempre este tipo de solicitudes
- Comentario: “No puedo aprobar cambios de hora por llegar tarde. El retraso debe quedar registrado como tal.”
- Si es recurrente, documenta y habla con RRHH
Principio clave: Los fichajes deben reflejar la realidad. No se pueden modificar para “maquillar” retrasos o ausencias.
Fichaje duplicado por error
Situación: El empleado fichó dos veces por error (ej: botón pulsado dos veces).
Acción:
- Verifica que hay dos fichajes muy seguidos (ej: 09:00:05 y 09:00:07)
- Aprueba la eliminación del duplicado
- Es un caso claro y fácil de verificar
Error del sistema
Situación: Fallo técnico impidió que se registrara el fichaje.
Acción:
- Verifica si hubo incidencias técnicas ese día (consulta con IT o admin)
- Si es confirmado, aprueba el cambio
- Comentario: “Aprobado por error técnico confirmado del sistema ese día.”
Detección de patrones sospechosos
Como Manager, debes estar atento a:
🚩 Señales de alerta
- 🚩 Olvidos frecuentes: El mismo empleado olvida fichar cada semana
- 🚩 Solicitudes tardías: Siempre solicita modificaciones después de varios días
- 🚩 Horas sospechosas: Siempre propone horas “perfectas” (09:00:00, 18:00:00)
- 🚩 Solo días específicos: Solo olvida los lunes o viernes
- 🚩 Diferentes excusas: Cada vez un motivo distinto pero siempre olvida
Qué hacer si detectas un patrón
- Documenta: Guarda registro de todas las solicitudes del empleado
- Habla con él: Reunión privada para entender qué está pasando
- Establece expectativas: Explica la importancia de fichar correctamente
- Seguimiento: Monitorea si mejora en las siguientes semanas
- Escala a RRHH: Si no mejora, informa a RRHH con la documentación
Buenas prácticas
Para Managers
✅ Revisa diariamente: No dejes acumular solicitudes
✅ Sé consistente: Aplica los mismos criterios a todos
✅ Documenta decisiones: Especialmente los rechazos
✅ Comunica expectativas: Deja claro al equipo qué toleras y qué no
✅ Verifica antes de aprobar: No apruebes “a ciegas”
Para comunicar al equipo
💬 Mensaje recomendado al equipo:
Hola equipo,
Un recordatorio sobre los fichajes:
- Fichad siempre al entrar y salir
- Si olvidáis fichar, solicitad el cambio en máximo 24-48h
- Explicad claramente qué pasó en el campo "Motivo"
- Los cambios frecuentes se revisarán con más detalle
Gracias por vuestra colaboración.
Reportes de cambios de fichaje
Consultar histórico de cambios aprobados
Para ver todos los cambios que has aprobado:
- Ve a “Fichajes” → “Historial de Cambios”
- Filtra por tus aprobaciones
- Puedes exportar a Excel para análisis
Estadísticas útiles
Puedes consultar:
- Número de cambios por empleado
- Tasa de aprobación de cada empleado
- Días más problemáticos (¿muchos olvidos los lunes?)
- Tendencias: ¿Aumentan o disminuyen los olvidos?
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no respondo a una solicitud?
La solicitud permanecerá “Pendiente” y el fichaje no se modificará. El empleado tendrá ese día con incidencia en sus reportes.
¿Puedo aprobar un cambio de hace 1 mes?
Técnicamente sí, pero no es recomendable. Es muy difícil verificar la legitimidad de cambios tan antiguos. Establece una política clara (ej: máximo 7-10 días).
¿Los empleados pueden modificar fichajes sin mi aprobación?
No, los empleados nunca pueden modificar sus propios fichajes directamente. Siempre requieren aprobación de un Manager o Administrador.
¿Qué hago si un empleado me presiona para aprobar algo dudoso?
Mantente firme:
- Explica por qué no puedes aprobarlo
- No cedas a presiones
- Si insiste de manera inapropiada, documenta y eleva a RRHH
¿Los cambios aprobados aparecen en el Informe de Inspección?
Sí, aparecen con una nota indicando que fueron modificados y quién los aprobó. Esto es para cumplir con la transparencia requerida por el RD 8/2019.
¿Puedo aprobar mis propios cambios de fichaje?
Depende de la configuración de tu empresa, pero generalmente no. Tus cambios deberían ser aprobados por otro Manager o por un Administrador para evitar conflictos de interés.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre cómo aprobar cambios de fichaje:
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes
- 👤 Contacta con el Administrador de tu empresa