Guía del Manager
Como Manager en AhoraFicho, eres el responsable de supervisar y validar las solicitudes de tu equipo. Esta guía te ayudará a gestionar aprobaciones de vacaciones, cambios de fichajes, gastos e imputaciones de forma eficiente.
¿Qué es un Manager en AhoraFicho?
Un Manager es un rol intermedio entre el Administrador y los Empleados. Tu función principal es supervisar y aprobar las solicitudes de los empleados asignados a tu departamento.
Responsabilidades principales
Como Manager, tus responsabilidades son:
- ✅ Aprobar o rechazar vacaciones de tu equipo
- ✅ Validar cambios de fichaje cuando alguien olvidó fichar
- ✅ Revisar gastos presentados por los empleados (si el módulo está activo)
- ✅ Validar imputaciones de horas a proyectos (si el módulo está activo)
- ✅ Consultar reportes de tu departamento
- ✅ Supervisar el cumplimiento horario de tu equipo
Ámbito de acción: Solo puedes gestionar empleados de los departamentos a los que estás asignado como responsable. No tienes acceso a otros departamentos.
¿Qué permisos tiene un Manager?
✅ Permisos que SÍ tienes
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Ver fichajes | Consultar fichajes de tu equipo |
| Aprobar vacaciones | Validar solicitudes de ausencias |
| Aprobar cambios | Validar modificaciones de fichajes |
| Aprobar gastos | Revisar tickets de gastos |
| Aprobar imputaciones | Validar horas en proyectos |
| Ver reportes | Acceder a reportes de tu departamento |
| Recibir notificaciones | Alertas de retrasos, ausencias, etc. |
❌ Permisos que NO tienes
| Acción | Solo puede | Alternativa |
|---|---|---|
| Crear empleados | Administrador | Solicita al admin que los cree |
| Editar empleados | Administrador | Solicita cambios al admin |
| Crear horarios | Administrador | Solicita al admin que los configure |
| Desactivar usuarios | Administrador | Informa al admin para que lo haga |
| Activar módulos | SuperAdmin | Contacta con soporte o superadmin |
| Ver otros departamentos | Administrador | Solo ves tu(s) departamento(s) |
Importante: Si necesitas realizar alguna acción que no tienes permitida, contacta con el Administrador de tu empresa.
Flujo de trabajo típico de un Manager
1. Inicio del día (5-10 minutos)
Objetivo: Revisar el estado del equipo.
Acciones:
- Accede al Dashboard o Resumen Diario de tu departamento
- Revisa si hay empleados que no ficharon ayer
- Verifica si hay retrasos significativos
- Comprueba si hay notificaciones pendientes (vacaciones, cambios, gastos)
2. Gestión de solicitudes pendientes (10-15 minutos)
Objetivo: Procesar las aprobaciones que esperan tu validación.
Acciones:
- Ve a “Solicitudes Pendientes” o revisa las notificaciones
- Aprueba o rechaza:
- Vacaciones solicitadas
- Cambios de fichaje justificados
- Gastos presentados
- Imputaciones de horas a proyectos
- Añade comentarios si rechazas alguna solicitud
3. Seguimiento semanal (30 minutos los lunes)
Objetivo: Revisar el cumplimiento de la semana anterior.
Acciones:
- Genera el Resumen Semanal de tu departamento
- Identifica empleados con incidencias recurrentes
- Revisa el Reporte de Impuntualidades
- Agenda conversaciones con empleados que necesiten seguimiento
4. Revisión mensual (1 hora a fin de mes)
Objetivo: Validar que todo está correcto para nóminas.
Acciones:
- Genera el Reporte Mensual de cada empleado de tu equipo
- Verifica que no haya fichajes pendientes de corregir
- Asegúrate de que todas las vacaciones están aprobadas
- Confirma que todos los gastos están procesados
- Comunica con Administración si detectas algún problema
Cómo acceder a las funciones de Manager
Desde el menú principal
Cuando inicias sesión como Manager, verás las siguientes secciones en el menú lateral:
- 📊 Dashboard: Vista general de tu departamento
- 📅 Mis Departamentos: Acceso a los departamentos que gestionas
- ✅ Solicitudes Pendientes: Aprobaciones que esperan tu validación
- 📈 Reportes: Informes de tu equipo
- ⏰ Fichajes: Consultar fichajes de tus empleados
- 🏖️ Vacaciones: Gestionar solicitudes de ausencias
- 💰 Gastos: Aprobar tickets (si el módulo está activo)
- 📋 Imputaciones: Validar horas en proyectos (si el módulo está activo)
Notificaciones
Recibirás notificaciones automáticas por email cuando:
- 📧 Un empleado solicita vacaciones
- 📧 Un empleado solicita cambio de fichaje
- 📧 Un empleado sube un gasto para aprobar
- 📧 Un empleado imputa horas a un proyecto
- 📧 Un empleado de tu equipo llega tarde (si está configurado)
- 📧 Un empleado no ficha (si está configurado)
Puedes configurar qué notificaciones quieres recibir desde tu “Perfil” → “Notificaciones”.
Guías específicas del Manager
🏖️ Gestión de Vacaciones
Aprende a revisar, aprobar o rechazar las solicitudes de vacaciones de tu equipo.
⏰ Gestión de Fichajes
Valida las modificaciones de fichajes cuando un empleado olvidó fichar o necesita corrección.
💰 Gestión de Gastos
Revisa y valida los tickets de gastos presentados por tus empleados.
Nota: Esta función solo está disponible si tu empresa tiene el módulo de Gastos activado.
📋 Gestión de Imputaciones
Valida las horas que tus empleados imputan a diferentes proyectos.
Nota: Esta función solo está disponible si tu empresa tiene el módulo de Imputaciones activado.
Consejos para ser un buen Manager
1. Sé consistente en tus decisiones
✅ Establece criterios claros para aprobar o rechazar solicitudes ✅ Aplica las mismas reglas a todos los empleados por igual ✅ Comunica tus expectativas al equipo desde el principio
2. Responde rápido
✅ Revisa las solicitudes diariamente para no bloquear a tu equipo ✅ Aprueba o rechaza en máximo 24-48 horas laborables ✅ No dejes solicitudes pendientes durante mucho tiempo
3. Justifica tus rechazos
✅ Siempre añade un comentario cuando rechaces algo ✅ Explica el motivo de forma clara y constructiva ✅ Propón alternativas si es posible
4. Comunica proactivamente
✅ Habla con tu equipo sobre políticas de vacaciones, gastos, etc. ✅ Envía recordatorios sobre plazos (ej: “soliciten vacaciones con 15 días de antelación”) ✅ Da feedback positivo cuando el equipo cumple bien
5. Usa los reportes para mejorar
✅ Revisa tendencias en los reportes semanales ✅ Detecta problemas temprano antes de que se agraven ✅ Reconoce el buen desempeño de tu equipo
Casos especiales
Manager de varios departamentos
Si eres responsable de más de un departamento:
- Verás solicitudes de todos tus departamentos en un solo listado
- Puedes filtrar por departamento en cada sección
- Los reportes pueden generarse por departamento individual o combinados
Manager temporal
Si estás cubriendo a otro manager temporalmente:
- El Administrador debe añadirte como responsable del departamento temporalmente
- Una vez finalice el período, el admin te quitará como responsable
- Tus validaciones durante ese período quedan registradas con tu nombre
Manager sin equipo asignado
Si tienes rol de Manager pero no estás asignado a ningún departamento:
- No verás solicitudes pendientes
- No podrás aprobar nada
- Contacta con el Administrador para que te asigne a un departamento
Preguntas frecuentes
¿Puedo delegar mis aprobaciones a otra persona?
No directamente. Si necesitas que alguien te cubra, el Administrador debe añadir a esa persona como Manager temporal del departamento.
¿Qué pasa si no apruebo una solicitud de vacaciones a tiempo?
La solicitud permanecerá en estado “Pendiente” hasta que la apruebes o rechaces. El empleado no podrá tomarse las vacaciones hasta que las valides.
¿Puedo ver los fichajes de managers de otros departamentos?
No, solo puedes ver los fichajes de empleados de tu(s) departamento(s) asignado(s).
¿Los empleados ven mis comentarios cuando rechazo algo?
Sí, los comentarios que añades al rechazar una solicitud son visibles para el empleado afectado.
¿Puedo aprobar vacaciones que dejarían al equipo sin cobertura?
Técnicamente sí, el sistema no valida automáticamente la cobertura. Es tu responsabilidad como Manager asegurar que siempre haya suficiente personal.
¿Qué hago si un empleado de mi equipo tiene muchas impuntualidades?
- Revisa el Reporte de Impuntualidades
- Documenta los casos concretos
- Agenda una reunión individual con el empleado
- Si el problema persiste, informa a RRHH o Administración
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre tus funciones como Manager:
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes
- 👤 Contacta con el Administrador de tu empresa
Guías relacionadas
- 👉 Aprobar Vacaciones
- 👉 Aprobar Cambios de Fichaje
- 👉 Aprobar Gastos
- 👉 Aprobar Imputaciones
- 👉 Resumen Diario por Departamento
- 👉 Reporte de Impuntualidades