Gestión de Edificios

Aprende a crear y gestionar las ubicaciones físicas (edificios o centros de trabajo) de tu empresa, configurar restricciones de fichaje por geolocalización e IP, y asignar departamentos a cada ubicación.

Contenido

  1. ¿Qué son los edificios en AhoraFicho?
  2. Crear un nuevo edificio
    1. Paso 1: Acceder a la gestión de edificios
    2. Paso 2: Completar los datos básicos
    3. Paso 3: Configurar geolocalización (opcional)
    4. Paso 4: Configurar restricción por IP (opcional)
    5. Paso 5: Guardar el edificio
  3. Asignar departamentos a un edificio
    1. ¿Por qué asignar departamentos a edificios?
    2. Asignar departamentos al edificio
    3. Estructura resultante
  4. Asignar empleados a un edificio
    1. Opción 1: Desde el perfil del empleado
    2. Opción 2: Asignación masiva
  5. Tipos de control de ubicación
    1. 1. Sin restricciones (por defecto)
    2. 2. Control por geolocalización (GPS)
    3. 3. Control por dirección IP
    4. 4. Control combinado (GPS + IP)
  6. Editar un edificio existente
  7. Desactivar un edificio
  8. Consultar información de un edificio
    1. Ver detalles del edificio
    2. Ver empleados por edificio
  9. Festivos por edificio
    1. Configurar festivos específicos
  10. Casos especiales
    1. Empleado que trabaja en varias ubicaciones
    2. Empleado en teletrabajo ocasional
    3. Mudanza de oficina
    4. Apertura de nueva sucursal
  11. Reportes por edificio
    1. Reporte de fichajes por edificio
    2. Reporte combinado: edificio + departamento
  12. Preguntas frecuentes
    1. ¿Es obligatorio crear edificios?
    2. ¿Puedo tener empleados sin edificio asignado?
    3. ¿Cuántos edificios puedo crear?
    4. ¿Qué pasa si activo geolocalización y un empleado no tiene GPS?
    5. ¿Puedo cambiar un empleado de edificio temporalmente?
    6. ¿Los edificios afectan al cálculo de nóminas?
    7. ¿Qué pasa si un empleado intenta fichar fuera del radio GPS permitido?
  13. Resumen de mejores prácticas
  14. ¿Necesitas ayuda?
  15. Guías relacionadas

¿Qué son los edificios en AhoraFicho?

Los edificios son las ubicaciones físicas o centros de trabajo donde tus empleados realizan su actividad laboral. También se les llama “ubicaciones” o “centros”. Gestionar los edificios te permite:

  • ✅ Organizar empleados por ubicación geográfica
  • ✅ Controlar fichajes por geolocalización (GPS)
  • ✅ Restringir fichajes por dirección IP (fichaje solo desde la oficina)
  • ✅ Asignar departamentos específicos a cada edificio
  • ✅ Configurar festivos locales por ubicación
  • ✅ Generar reportes segmentados por centro de trabajo

Concepto clave: Un edificio representa una ubicación física real (oficina, almacén, fábrica, tienda, etc.). Cada empleado debe estar asignado a un edificio para un correcto control horario.

Crear un nuevo edificio

Paso 1: Acceder a la gestión de edificios

  1. Inicia sesión como Administrador
  2. Ve al menú lateral y haz clic en “Configuración”
  3. Selecciona “Edificios”
  4. Haz clic en el botón “Nuevo Edificio”

Acceso a gestión de edificios

Paso 2: Completar los datos básicos

En el formulario, introduce la siguiente información:

CampoDescripciónEjemplo
NombreNombre del edificio o centroOficina Madrid Centro
CódigoIdentificador corto (opcional)MAD-01
DirecciónDirección completaCalle Gran Vía, 28, Madrid
CiudadMunicipioMadrid
Código PostalCP28013
ProvinciaProvinciaMadrid
PaísPaísEspaña
ActivoEstado del edificio✅ Sí

Formulario datos básicos edificio

Paso 3: Configurar geolocalización (opcional)

Si quieres restringir los fichajes solo cuando el empleado esté físicamente en la ubicación:

  1. Marca la casilla “Activar control por geolocalización”
  2. Introduce las coordenadas GPS del edificio:
    • Latitud: 40.4193
    • Longitud: -3.6919
  3. Establece el radio permitido en metros (ejemplo: 100 metros)

Configurar geolocalización

¿Cómo obtener las coordenadas? Abre Google Maps, busca tu dirección, haz clic derecho en el marcador y selecciona “¿Qué hay aquí?”. Aparecerán las coordenadas GPS.

Paso 4: Configurar restricción por IP (opcional)

Si quieres que los fichajes solo se permitan desde la red de la oficina:

  1. Marca la casilla “Activar control por IP”
  2. Introduce las direcciones IP permitidas (separadas por comas)
    • Ejemplo: 192.168.1.100, 192.168.1.101
    • O un rango: 192.168.1.0/24

Configurar restricción IP

Nota técnica: Si activas control por IP, los empleados solo podrán fichar desde dispositivos conectados a la red WiFi de la oficina o mediante VPN corporativa.

Paso 5: Guardar el edificio

  1. Revisa que todos los datos sean correctos
  2. Haz clic en “Guardar”
  3. El edificio aparecerá en el listado principal

Asignar departamentos a un edificio

Una vez creado el edificio, puedes asignarle los departamentos que operan en esa ubicación.

¿Por qué asignar departamentos a edificios?

Esta relación te permite:

  • Organizar la estructura de tu empresa por ubicación física
  • Saber qué departamentos operan en cada centro
  • Generar reportes combinando ubicación + departamento
  • Configurar festivos locales que afecten solo a ciertos departamentos

Asignar departamentos al edificio

  1. Ve a “Configuración” → “Edificios”
  2. Edita el edificio al que quieres asignar departamentos
  3. Desplázate hasta la sección “Departamentos en este edificio”
  4. Marca las casillas de los departamentos que operan en esta ubicación
  5. Guarda los cambios

Asignar departamentos a edificio

Ejemplo práctico: Si tienes una oficina en Madrid donde trabajan los departamentos de Ventas, Marketing y Administración, marca solo esos tres departamentos. El departamento de Producción que está en Barcelona no se marcará.

Estructura resultante

Después de asignar departamentos, tu estructura quedará así:

Oficina Madrid Centro
├── Ventas
├── Marketing
└── Administración

Oficina Barcelona
├── Producción
├── Logística
└── IT

Asignar empleados a un edificio

Para que los empleados puedan fichar correctamente, deben estar asignados a un edificio.

Opción 1: Desde el perfil del empleado

  1. Ve a “Empleados” → Selecciona el empleado
  2. Haz clic en “Editar”
  3. En el campo “Edificio”, selecciona la ubicación del desplegable
  4. Guarda los cambios

Opción 2: Asignación masiva

  1. Ve a “Empleados”
  2. Selecciona varios empleados marcando las casillas
  3. Haz clic en “Acciones masivas”
  4. Selecciona “Cambiar edificio”
  5. Elige el edificio de destino
  6. Confirma la acción

Asignación masiva de edificios

Importante: Si un empleado no tiene edificio asignado, podrá fichar desde cualquier ubicación sin restricciones. Asegúrate de asignar siempre un edificio a cada empleado activo.

Tipos de control de ubicación

AhoraFicho ofrece tres formas de controlar la ubicación desde donde se permite fichar:

1. Sin restricciones (por defecto)

El empleado puede fichar desde cualquier lugar.

Cuándo usar:

  • Empleados en teletrabajo permanente
  • Comerciales que trabajan en la calle
  • Equipos remotos

Configuración: No actives ni geolocalización ni IP.

2. Control por geolocalización (GPS)

El empleado solo puede fichar si está dentro del radio permitido del edificio.

Cuándo usar:

  • Oficinas físicas con presencia obligatoria
  • Almacenes y fábricas
  • Tiendas físicas
  • Control de presencialidad en obra

Ventajas:

  • ✅ Verifica que el empleado está físicamente en la ubicación
  • ✅ Funciona con App Móvil (Android/iOS)
  • ✅ El radio es configurable (50m, 100m, 200m, etc.)

Configuración:

  1. Edita el edificio
  2. Activa “Control por geolocalización”
  3. Introduce coordenadas GPS
  4. Define el radio permitido

Control geolocalización activo

Recomendación de radio:

  • 50 metros: Edificios pequeños, control estricto
  • 100 metros: Edificios medianos (recomendado)
  • 200 metros: Edificios grandes o campus empresariales

3. Control por dirección IP

El empleado solo puede fichar si está conectado a la red corporativa.

Cuándo usar:

  • Oficinas con red WiFi corporativa
  • Control de fichaje solo desde ordenadores de empresa
  • Restricción a dispositivos corporativos conectados por VPN

Ventajas:

  • ✅ Funciona para fichaje Web y App (si está en WiFi)
  • ✅ Permite configurar varias IPs o rangos
  • ✅ Compatible con VPN corporativa

Configuración:

  1. Edita el edificio
  2. Activa “Control por IP”
  3. Introduce las IPs permitidas (separadas por comas)

Ejemplos de configuración:

CasoConfiguración IPEjemplo
IP únicaUna sola IP192.168.1.100
Varias IPsSeparadas por comas192.168.1.100, 192.168.1.101
Rango de redNotación CIDR192.168.1.0/24
IP pública + VPNIP pública de oficina80.34.123.45

Nota: Si un empleado intenta fichar desde una IP no autorizada, recibirá un mensaje de error indicando que debe estar en la red corporativa.

4. Control combinado (GPS + IP)

Puedes activar ambos controles simultáneamente para máxima seguridad.

Cuándo usar:

  • Entornos de alta seguridad
  • Control estricto de presencialidad
  • Prevención de fichajes fraudulentos

Funcionamiento:

  • El empleado debe cumplir AMBAS condiciones para fichar:
    • Estar dentro del radio GPS del edificio
    • Estar conectado a una IP autorizada

Editar un edificio existente

Si necesitas modificar los datos de un edificio:

  1. Ve a “Configuración” → “Edificios”
  2. Busca el edificio en el listado
  3. Haz clic en el botón “Editar” (icono de lápiz)
  4. Modifica los campos necesarios
  5. Haz clic en “Guardar cambios”

Atención: Si cambias las restricciones de geolocalización o IP, los empleados asignados a este edificio se verán afectados inmediatamente. Comunica los cambios con antelación.

Desactivar un edificio

Si un edificio deja de usarse (cierre, mudanza, etc.):

  1. Ve a “Configuración” → “Edificios”
  2. Edita el edificio que quieres desactivar
  3. Desmarca la casilla “Activo”
  4. Guarda los cambios

Importante: Al desactivar un edificio:

  • No se podrán asignar nuevos empleados a él
  • Los empleados actuales permanecerán asignados pero no podrán fichar
  • Primero reasigna los empleados a otro edificio activo
  • El edificio seguirá apareciendo en reportes históricos

Nunca elimines un edificio con empleados o departamentos asignados. Primero reasígnalos y luego desactívalo.

Consultar información de un edificio

Ver detalles del edificio

  1. Ve a “Configuración” → “Edificios”
  2. Haz clic sobre el nombre del edificio
  3. Verás un resumen con:
    • Datos de ubicación
    • Empleados asignados
    • Departamentos asignados
    • Restricciones activas (GPS, IP)
    • Festivos configurados para esta ubicación

Detalle de edificio

Ver empleados por edificio

  1. Ve a “Empleados”
  2. Usa el filtro “Edificio” en la parte superior
  3. Selecciona el edificio
  4. Verás solo los empleados de esa ubicación

Festivos por edificio

Cada edificio puede tener su propio calendario de festivos locales.

Configurar festivos específicos

  1. Ve a “Configuración” → “Días Festivos”
  2. Al crear un nuevo festivo, selecciona el “Edificio” al que aplica
  3. Los festivos locales solo afectarán a empleados de ese edificio

Ejemplo: Si tienes oficinas en Madrid y Barcelona:

  • Madrid: 15 mayo (San Isidro), 9 noviembre (Almudena)
  • Barcelona: 24 septiembre (La Mercè), 26 diciembre (Sant Esteve)

Resultado:

  • Los empleados de Madrid no trabajarán el 15 de mayo
  • Los empleados de Barcelona no trabajarán el 24 de septiembre
  • Los festivos nacionales aplican a todos

👉 Más información: Gestión de Días Festivos

Casos especiales

Empleado que trabaja en varias ubicaciones

Si un empleado trabaja en diferentes edificios (ejemplo: comercial que visita varias oficinas):

Opción 1: Asignarlo al edificio principal y desactivar restricciones de ubicación Opción 2: Cambiar su edificio asignado según su planificación semanal

Solución recomendada: Para empleados que trabajan en múltiples ubicaciones, crea un edificio genérico llamado “Teletrabajo” o “Ubicación múltiple” sin restricciones de GPS ni IP.

Empleado en teletrabajo ocasional

Si un empleado trabaja habitualmente en la oficina pero algunos días en remoto:

  1. Configura el edificio con restricción de geolocalización
  2. Cuando el empleado esté en remoto autorizado:
    • Desmarca temporalmente la restricción de ubicación
    • O permite fichaje manual con justificación

Mudanza de oficina

Si cambias de edificio:

  1. Crea el nuevo edificio con la nueva dirección
  2. Reasigna todos los empleados al nuevo edificio (asignación masiva)
  3. Actualiza las coordenadas GPS e IPs si aplica
  4. Desactiva el edificio antiguo (no elimines para conservar históricos)

Apertura de nueva sucursal

Al abrir un nuevo centro de trabajo:

  1. Crea el nuevo edificio con todos los datos
  2. Configura restricciones de ubicación si aplica
  3. Asigna los departamentos que operarán en esa sucursal
  4. Asigna los empleados que trabajarán allí
  5. Configura los festivos locales específicos

Reportes por edificio

Los edificios te permiten generar reportes segmentados por ubicación.

Reporte de fichajes por edificio

  1. Ve a “Reportes” → “Fichajes”
  2. Filtra por “Edificio”
  3. Selecciona el edificio deseado
  4. Establece el rango de fechas
  5. Genera y exporta el reporte

Reporte combinado: edificio + departamento

Puedes generar reportes más específicos combinando filtros:

Ejemplo: Fichajes del departamento de Ventas en la oficina de Madrid

  1. Filtra por Edificio: Oficina Madrid
  2. Filtra por Departamento: Ventas
  3. Genera el reporte

Reporte por edificio

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio crear edificios?

No es obligatorio, pero es altamente recomendable para un control horario preciso y cumplir con el RD 8/2019, especialmente si tienes varias ubicaciones o necesitas control de presencialidad.

¿Puedo tener empleados sin edificio asignado?

Sí, pero no es recomendable. Los empleados sin edificio podrán fichar desde cualquier ubicación sin restricciones.

¿Cuántos edificios puedo crear?

No hay límite. Puedes crear tantos edificios como centros de trabajo tenga tu empresa.

¿Qué pasa si activo geolocalización y un empleado no tiene GPS?

El empleado no podrá fichar desde su dispositivo. Tendrías que:

  • Desactivar la restricción GPS para ese empleado específicamente
  • O permitir que fiche manualmente (requiere aprobación del manager)

¿Puedo cambiar un empleado de edificio temporalmente?

Sí, edita el perfil del empleado y cambia su edificio asignado. Puedes volver a cambiarlo cuando finalice el período temporal.

¿Los edificios afectan al cálculo de nóminas?

Los edificios en sí no afectan directamente, pero los festivos locales configurados por edificio sí impactan en el cálculo de días laborables y horas trabajadas.

¿Qué pasa si un empleado intenta fichar fuera del radio GPS permitido?

Recibirá un mensaje de error indicando que no está en la ubicación autorizada. El fichaje no se registrará hasta que esté dentro del radio permitido.

Resumen de mejores prácticas

✅ Crea edificios para cada ubicación física real ✅ Asigna departamentos a cada edificio según su estructura ✅ Configura geolocalización si necesitas control de presencialidad ✅ Usa control por IP para oficinas con red corporativa ✅ Establece festivos locales específicos por ubicación ✅ Revisa asignaciones periódicamente (empleados nuevos, cambios) ✅ No elimines edificios con historial, mejor desactívalos ✅ Documenta las restricciones activas en cada edificio

¿Necesitas ayuda?

Si tienes problemas con la gestión de edificios:

Guías relacionadas