Gestión de Departamentos
Aprende a crear, editar y organizar la estructura de departamentos de tu empresa para clasificar empleados, asignar responsables y generar reportes segmentados.
Contenido
- ¿Qué son los departamentos en AhoraFicho?
- Crear un nuevo departamento
- Editar un departamento existente
- Asignar empleados a un departamento
- Asignar un responsable (Manager) al departamento
- Estructura jerárquica de departamentos
- Desactivar un departamento
- Generar reportes por departamento
- Casos especiales
- Preguntas frecuentes
- ¿Necesitas ayuda?
- Guías relacionadas
¿Qué son los departamentos en AhoraFicho?
Los departamentos te permiten organizar a los empleados de tu empresa en unidades funcionales o áreas de trabajo. Esto facilita:
- ✅ Segmentar empleados por áreas (Ventas, Producción, Administración, etc.)
- ✅ Asignar responsables (Managers) a cada departamento
- ✅ Generar reportes filtrados por departamento
- ✅ Gestionar horarios y turnos por áreas específicas
- ✅ Controlar accesos y permisos según estructura organizativa
Ventaja: Organizar tu empresa por departamentos te permite delegar responsabilidades a los Managers de cada área, que podrán supervisar solo a su equipo.
Crear un nuevo departamento
Paso 1: Acceder a la gestión de departamentos
- Inicia sesión como Administrador
- Ve al menú lateral y haz clic en “Configuración”
- Selecciona “Departamentos”
- Haz clic en el botón “Nuevo Departamento”
Paso 2: Completar los datos del departamento
En el formulario, introduce la siguiente información:
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre del departamento | Ventas |
| Código | Identificador corto (opcional) | VNT |
| Descripción | Información adicional | Equipo comercial y ventas |
| Responsable | Manager asignado (opcional) | Juan Pérez |
| Activo | Estado del departamento | ✅ Sí |
Paso 3: Guardar el departamento
- Revisa que todos los datos sean correctos
- Haz clic en “Guardar”
- El departamento aparecerá en el listado principal
Ejemplo de estructura típica:
- Administración
- Recursos Humanos
- Ventas
- Marketing
- Producción
- Logística
- IT / Sistemas
Editar un departamento existente
Si necesitas modificar los datos de un departamento:
- Ve a “Configuración” → “Departamentos”
- Busca el departamento en el listado
- Haz clic en el botón “Editar” (icono de lápiz)
- Modifica los campos necesarios
- Haz clic en “Guardar cambios”
Importante: Si cambias el nombre de un departamento, todos los empleados asignados a él mantendrán su vinculación, pero aparecerán con el nuevo nombre en los reportes.
Asignar empleados a un departamento
Existen dos formas de asignar empleados a departamentos:
Opción 1: Desde el perfil del empleado
- Ve a “Empleados” → Selecciona el empleado
- Haz clic en “Editar”
- En el campo “Departamento”, selecciona el departamento del desplegable
- Guarda los cambios
Opción 2: Asignación masiva
- Ve a “Empleados”
- Selecciona varios empleados marcando las casillas
- Haz clic en “Acciones masivas”
- Selecciona “Cambiar departamento”
- Elige el departamento de destino
- Confirma la acción
La asignación masiva es útil cuando incorporas varios empleados nuevos o reorganizas la estructura de la empresa.
Asignar un responsable (Manager) al departamento
Los Managers son empleados con permisos para supervisar a otros empleados de su departamento. Para asignar un responsable:
- Ve a “Configuración” → “Departamentos”
- Edita el departamento deseado
- En el campo “Responsable”, selecciona un empleado con rol Manager
- Guarda los cambios
Requisito: El empleado seleccionado como responsable debe tener rol de Manager. Si no lo tiene, primero debes cambiar su rol desde la gestión de empleados.
Permisos del Manager sobre su departamento
Un Manager asignado a un departamento podrá:
- ✅ Ver los fichajes de los empleados de su departamento
- ✅ Aprobar o rechazar solicitudes de vacaciones
- ✅ Validar modificaciones de fichajes (olvidos)
- ✅ Consultar reportes del equipo
- ❌ No puede crear ni editar empleados (solo Administrador)
Estructura jerárquica de departamentos
AhoraFicho permite crear departamentos anidados para empresas con estructuras complejas.
Ejemplo de jerarquía
Empresa Principal
├── Administración
│ ├── Contabilidad
│ └── Recursos Humanos
├── Comercial
│ ├── Ventas España
│ └── Ventas Internacional
└── Operaciones
├── Producción
└── Logística
Crear un departamento hijo
- Ve a “Configuración” → “Departamentos”
- Haz clic en “Nuevo Departamento”
- Completa los datos del departamento
- En el campo “Departamento padre”, selecciona el departamento superior
- Guarda los cambios
Los reportes pueden generarse tanto a nivel de departamento padre (incluye hijos) como solo del departamento específico.
Desactivar un departamento
Si un departamento deja de usarse (por ejemplo, tras una reorganización), puedes desactivarlo:
- Ve a “Configuración” → “Departamentos”
- Edita el departamento que quieres desactivar
- Desmarca la casilla “Activo”
- Guarda los cambios
Importante: Al desactivar un departamento:
- No se podrán asignar nuevos empleados a él
- Los empleados actuales no se eliminarán, pero aparecerán como “Sin departamento”
- El departamento seguirá apareciendo en reportes históricos
- Puedes reactivarlo en cualquier momento
Nunca elimines un departamento si tiene empleados asignados. Primero reasigna a los empleados a otro departamento y luego desactívalo.
Generar reportes por departamento
Los departamentos te permiten filtrar y generar reportes específicos.
Reporte de fichajes por departamento
- Ve a “Reportes” → “Fichajes”
- En los filtros, selecciona “Departamento”
- Elige el departamento deseado
- Establece el rango de fechas
- Haz clic en “Generar reporte”
- Exporta en PDF o Excel
Reporte de vacaciones por departamento
- Ve a “Vacaciones y Ausencias” → “Reportes”
- Filtra por “Departamento”
- Consulta las vacaciones pendientes, aprobadas y consumidas
- Exporta el informe
Los Managers solo podrán ver los reportes de su departamento asignado. Los Administradores ven todos los departamentos.
Casos especiales
Empleado sin departamento
Si un empleado no tiene departamento asignado:
- Aparecerá como “Sin departamento” en los listados
- Los Managers no podrán supervisarlo
- Solo los Administradores podrán gestionarlo
Solución: Asigna manualmente el departamento desde el perfil del empleado.
Cambiar empleado de departamento
Si un empleado cambia de área:
- Ve a “Empleados” → Edita el empleado
- Cambia el departamento en el desplegable
- Guarda los cambios
El historial de fichajes previo se mantendrá asociado al antiguo departamento para los reportes históricos.
Empresas pequeñas sin estructura de departamentos
Si tu empresa es pequeña y no necesitas departamentos:
- Puedes dejar todos los empleados “Sin departamento”
- O crear un único departamento genérico llamado “Empresa”
- Los reportes se generarán a nivel global sin filtros
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener empleados sin departamento?
Sí, los empleados pueden existir sin departamento asignado, aunque no es recomendable si usas Managers.
¿Cuántos departamentos puedo crear?
No hay límite. Puedes crear tantos departamentos como necesites según la estructura de tu empresa.
¿Un empleado puede estar en varios departamentos a la vez?
No, cada empleado solo puede pertenecer a un departamento a la vez. Si necesitas gestionar empleados que trabajan en varias áreas, considera crear departamentos transversales o usar otro método de clasificación.
¿Los departamentos afectan a los horarios?
No directamente, pero puedes asignar horarios específicos por departamento al crear o editar los horarios de trabajo.
¿Qué pasa si elimino un departamento con empleados asignados?
AhoraFicho no permite eliminar departamentos con empleados activos. Primero debes reasignar o desactivar los empleados.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes problemas con la gestión de departamentos:
- 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Preguntas Frecuentes