Desactivar Usuarios

Cómo desactivar temporal o definitivamente un empleado en AhoraFicho.

Contenido

  1. ¿Cuándo desactivar un usuario?
    1. Desactivación temporal
    2. Desactivación definitiva
  2. Desactivar vs Eliminar
    1. ❌ NO elimines usuarios
    2. ✅ Desactiva usuarios
  3. Cómo desactivar un usuario
    1. Método 1: Desde el listado de trabajadores
    2. Método 2: Desde la ficha del empleado
  4. Efectos de desactivar un usuario
    1. ✅ Lo que ocurre inmediatamente
    2. 📊 Lo que se conserva
  5. Ver usuarios inactivos
    1. Mostrar inactivos
  6. Reactivar un usuario
    1. Paso 1: Localizar el usuario
    2. Paso 2: Reactivar
    3. Paso 3: Notificar al empleado
  7. Casos especiales
    1. Empleado en periodo de baja médica
    2. Empleado de baja voluntaria
    3. Empleado despedido
    4. Excedencia o permiso largo
  8. Cambiar contraseña antes de desactivar
  9. Impacto en validaciones y aprobaciones
    1. Usuario con solicitudes pendientes
    2. Usuario que era Manager
  10. Informe de usuarios activos/inactivos
    1. Consultar estadísticas
    2. Exportar listado
  11. Mejores prácticas
    1. ✅ Recomendaciones
    2. ❌ Evita
  12. Conservación de datos (RGPD)
    1. Período de conservación
    2. Solicitud de eliminación
  13. Preguntas frecuentes
    1. ¿Puedo desactivar varios usuarios a la vez?
    2. ¿Un usuario desactivado consume licencia?
    3. ¿Se pueden ver los fichajes de usuarios inactivos?
    4. ¿Qué pasa con sus ausencias aprobadas futuras?
    5. ¿Puedo reactivar a un usuario después de años?
  14. Solución de problemas
    1. No puedo desactivar un usuario
    2. El usuario sigue pudiendo acceder
    3. No aparece en el listado de inactivos
  15. ¿Necesitas ayuda?
  16. Guías relacionadas

¿Cuándo desactivar un usuario?

Debes desactivar un usuario en estos casos:

Desactivación temporal

  • 🏥 Baja médica prolongada (>1 mes)
  • 🌴 Excedencia temporal
  • 👶 Permiso de maternidad/paternidad
  • 📚 Permiso de estudios
  • 🔒 Suspensión disciplinaria

Desactivación definitiva

  • 👋 Fin de contrato laboral
  • 🚪 Despido o baja voluntaria
  • 🔄 Cambio a otra empresa del grupo
  • ⚰️ Fallecimiento del empleado

Importante: NUNCA borres un usuario. Siempre desactívalo para mantener el histórico de fichajes y cumplir con requisitos legales.

Desactivar vs Eliminar

❌ NO elimines usuarios

Razones para NO borrar:

  • 📜 Legal: Debes conservar registros 4 años (RD 8/2019)
  • 📊 Histórico: Perderías todos sus fichajes y ausencias
  • 💼 Nóminas: Necesitas el histórico para auditorías
  • 🔍 Inspecciones: Inspección de Trabajo puede solicitarlos

✅ Desactiva usuarios

Ventajas de desactivar:

  • ✅ Mantiene TODO el histórico
  • ✅ Cumple con requisitos legales
  • ✅ Libera un usuario activo de tu plan
  • ✅ Puedes reactivarlo si es necesario
  • ✅ Evita accesos no autorizados

Cómo desactivar un usuario

Método 1: Desde el listado de trabajadores

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Localiza el empleado en el listado
  3. Haz clic en “Editar” (icono de lápiz ✏️)
  4. Desmarca la casilla “☑️ Habilitado”
  5. Haz clic en “Guardar”

Método 2: Desde la ficha del empleado

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Haz clic en el nombre del empleado
  3. Se abrirá su ficha detallada
  4. Haz clic en “Editar”
  5. Desmarca “☑️ Habilitado”
  6. Guarda los cambios

Efectos de desactivar un usuario

✅ Lo que ocurre inmediatamente

Acceso al sistema:

  • ❌ No puede iniciar sesión
  • ❌ Si está conectado, se cerrará su sesión en el próximo refresco
  • ❌ No puede fichar
  • ❌ No puede solicitar ausencias

Visibilidad:

  • 👁️ Aparece en listados como “Inactivo”
  • 🔴 Se marca en rojo o con icono de desactivado
  • 📊 NO aparece en calendarios de equipo activo
  • 📈 NO se incluye en estadísticas de usuarios activos

Licencias:

  • ✅ Libera 1 usuario activo de tu plan
  • ✅ Puedes dar de alta a otro empleado

📊 Lo que se conserva

Histórico completo:

  • ✅ Todos sus fichajes pasados
  • ✅ Todas sus ausencias
  • ✅ Sus gastos e imputaciones
  • ✅ Sus documentos
  • ✅ Reportes generados

Información personal:

  • ✅ Datos personales y laborales
  • ✅ Horarios asignados históricamente
  • ✅ Departamentos
  • ✅ Responsables asignados

Ver usuarios inactivos

Por defecto, el listado muestra solo usuarios activos.

Mostrar inactivos

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Activa el filtro “☑️ Mostrar inactivos”
  3. Los usuarios desactivados aparecerán en el listado

Identificación visual:

  • 🔴 Fila en color rojo o gris
  • 🚫 Icono de “desactivado”
  • 📛 Etiqueta “Inactivo”

Reactivar un usuario

Si necesitas volver a activar un empleado (por ejemplo, tras una baja temporal):

Paso 1: Localizar el usuario

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Activa “☑️ Mostrar inactivos”
  3. Busca el empleado desactivado

Paso 2: Reactivar

  1. Haz clic en “Editar”
  2. Marca la casilla “☑️ Habilitado”
  3. Verifica/actualiza sus datos si es necesario:
    • Horario actual
    • Departamento
    • Responsable
    • Días de vacaciones
  4. Haz clic en “Guardar”

Paso 3: Notificar al empleado

El empleado podrá volver a acceder con sus credenciales anteriores.

Si no recuerda su contraseña:

  1. Puede usar “¿Olvidaste tu contraseña?”
  2. O tú puedes resetearla desde su ficha

Casos especiales

Empleado en periodo de baja médica

¿Debo desactivarlo?

Depende de la duración:

  • Baja corta (<1 mes): NO desactives
    • Mantiene acceso para consultar
    • Puede ver sus datos
    • No cuenta como fichaje activo
  • Baja larga (>1 mes): Puedes desactivar
    • Libera licencia
    • Mantiene histórico
    • Reactiva cuando se incorpore

Empleado de baja voluntaria

Procedimiento recomendado:

  1. Último día de trabajo: Deja activo
  2. Día siguiente: Desactiva el usuario
  3. Conserva durante 4 años mínimo
  4. NO borres: Requisito legal

Documentación adicional:

  • Exporta sus fichajes completos
  • Genera reporte mensual de su último mes
  • Guarda en archivo de RR.HH.

Empleado despedido

Desactivación inmediata:

  1. Desactiva el usuario inmediatamente
  2. Verifica que no tenga sesión activa
  3. Si es crítico, contacta con soporte para forzar cierre de sesión
  4. Genera reportes finales

Seguridad: En caso de despido conflictivo, desactiva el usuario antes de comunicarle la decisión.

Excedencia o permiso largo

Desactivación temporal planificada:

  1. Desactiva desde el primer día de excedencia
  2. Anota en observaciones: “Excedencia hasta [fecha]”
  3. Programa reactivación cuando corresponda
  4. Notifica al empleado antes de reactivar

Cambiar contraseña antes de desactivar

Si quieres asegurar que nadie acceda con las credenciales antiguas:

  1. Edita el empleado
  2. Cambia su contraseña a algo aleatorio
  3. Desactiva el usuario
  4. Guarda

No es estrictamente necesario (desactivar impide el acceso), pero añade una capa extra de seguridad.

Impacto en validaciones y aprobaciones

Usuario con solicitudes pendientes

Si el usuario tenía solicitudes pendientes de aprobación:

Cambios de fichaje:

  • ✅ Las solicitudes pendientes permanecen
  • ✅ Puedes aprobarlas/rechazarlas normalmente
  • ✅ Se aplicarán a su histórico

Ausencias pendientes:

  • ✅ Las solicitudes quedan registradas
  • ❌ Probablemente debas rechazarlas si ya no trabaja
  • ✅ Si es temporal, puedes aprobarlas

Usuario que era Manager

Si desactivas un usuario que era Manager:

Empleados a su cargo:

  • ⚠️ Quedan sin responsable directo
  • ⚠️ Sus validaciones irán al Administrador

Acciones recomendadas:

  1. Antes de desactivar, asigna nuevo Manager a su equipo
  2. O designa Manager suplente
  3. Verifica que no queden validaciones pendientes

Informe de usuarios activos/inactivos

Consultar estadísticas

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. En la parte superior verás:
👥 Usuarios activos: 45 / 50
😴 Usuarios inactivos: 12
📊 Total usuarios: 57

Exportar listado

Puedes exportar el listado de usuarios:

  1. Filtra por activos o inactivos según necesites
  2. Haz clic en “Exportar”
  3. Selecciona formato (Excel, PDF, CSV)
  4. Se descargará con:
    • Nombre
    • Email
    • Departamento
    • Estado (Activo/Inactivo)
    • Fecha de alta
    • Fecha de baja (si aplica)

Mejores prácticas

✅ Recomendaciones

Proceso de baja:

  1. Genera reportes finales del empleado
  2. Exporta su historial completo
  3. Desactiva el usuario
  4. Anota motivo de baja en observaciones
  5. Reasigna su equipo si era Manager
  6. Archiva documentación

Mantenimiento regular:

  • Revisa mensualmente usuarios inactivos antiguos
  • Verifica que usuarios temporales se reactivaron
  • Limpia sesiones activas fantasma

Documentación:

  • Mantén registro de bajas con fechas
  • Anota motivos en observaciones del usuario
  • Conserva evidencias de fin de relación laboral

❌ Evita

  • ❌ Borrar usuarios (NUNCA)
  • ❌ Desactivar sin generar reportes finales
  • ❌ Dejar usuarios inactivos como Manager de otros
  • ❌ No documentar el motivo de baja
  • ❌ Reactivar sin verificar datos actualizados

Conservación de datos (RGPD)

Período de conservación

Según la normativa:

Mínimo legal:

  • 📜 4 años: Registros de jornada (RD 8/2019)
  • 📜 4 años: Datos de nóminas
  • 📜 10 años: Algunas cotizaciones a la Seguridad Social

Recomendación:

  • 🗂️ Conserva usuarios desactivados al menos 4 años
  • 🗂️ Después de 4 años, puedes solicitar eliminación total
  • 🗂️ Consulta con tu asesoría laboral para casos específicos

Solicitud de eliminación

Si quieres eliminar completamente un usuario tras el período legal:

  1. Contacta con soporte: soporte@ahoraficho.es
  2. Indica:
    • Nombre del usuario
    • Fecha de baja
    • Confirmación de que ha pasado período legal
  3. AhoraFicho procederá con la eliminación definitiva

Atención: La eliminación definitiva NO se puede revertir. Todos los datos del usuario se borrarán permanentemente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo desactivar varios usuarios a la vez?

Actualmente no hay función de desactivación masiva. Debes hacerlo uno por uno.

Si necesitas desactivar muchos usuarios:

  • Contacta con soporte
  • Proporciona listado de usuarios
  • Se puede hacer mediante importación

¿Un usuario desactivado consume licencia?

No, los usuarios desactivados NO cuentan para el límite de usuarios activos de tu plan.

¿Se pueden ver los fichajes de usuarios inactivos?

Sí, completamente:

  • En reportes generales siguen apareciendo
  • Puedes filtrar por usuario inactivo
  • Su histórico permanece intacto

¿Qué pasa con sus ausencias aprobadas futuras?

Si un usuario tenía ausencias aprobadas para fechas futuras y lo desactivas:

  • Las ausencias quedan registradas
  • Aparecerán en calendarios históricos
  • No afectan a calendarios de equipo activo

¿Puedo reactivar a un usuario después de años?

Sí, mientras no se haya eliminado definitivamente:

  • Edita el usuario
  • Márcalo como habilitado
  • Actualiza sus datos (horario, departamento, etc.)
  • El usuario recupera acceso con sus credenciales antiguas

Solución de problemas

No puedo desactivar un usuario

Posibles causas:

  • No tienes permisos de Administrador
  • El usuario es SuperAdmin (solo otro SuperAdmin puede)

El usuario sigue pudiendo acceder

Soluciones:

  1. Verifica que guardaste los cambios
  2. El usuario puede tener sesión activa (se cerrará en máximo 8 horas)
  3. Si es urgente, cambia su contraseña además de desactivar

No aparece en el listado de inactivos

Verificaciones:

  1. ¿Activaste el filtro “Mostrar inactivos”?
  2. ¿Guardaste los cambios al desactivar?
  3. ¿Estás en la empresa correcta? (para SuperAdmins)

¿Necesitas ayuda?

Si tienes problemas al desactivar usuarios:

Guías relacionadas