Dar de Alta Empleados

Cómo registrar nuevos trabajadores en AhoraFicho de forma individual o masiva.

Contenido

  1. Antes de empezar
    1. Información necesaria
  2. Alta individual de empleado
    1. Paso 1: Acceder a Trabajadores
    2. Paso 2: Crear nuevo empleado
  3. Formulario de alta
    1. 📋 Información Personal
    2. 💼 Información de Contacto
    3. 🏢 Configuración Laboral
    4. 🔐 Configuración de PIN para Terminal
    5. 📱 Métodos de Fichaje Permitidos
    6. ⚙️ Configuración General
    7. 🌴 Configuración de Ausencias
  4. Guardar el empleado
  5. Después de crear el empleado
    1. Email de bienvenida
    2. Configuración adicional
  6. Editar empleado existente
    1. Campos que NO puedes editar
    2. Cambiar contraseña de un empleado
  7. Alta masiva de empleados
    1. Opción 1: Importar desde Excel/CSV
    2. Estructura de la plantilla
    3. Ventajas de la importación masiva
  8. Roles y permisos
    1. Roles disponibles
    2. Asignar rol
  9. Verificar usuarios activos disponibles
    1. Límite de usuarios
    2. Ampliar plan
  10. Casos especiales
    1. Empleado con múltiples departamentos
    2. Empleado sin departamento
    3. Empleado con horario flexible
    4. Becarios o temporales
  11. Buenas prácticas
    1. ✅ Recomendaciones
    2. ❌ Evita
  12. Solución de problemas
    1. El email ya existe
    2. No recibe el email de bienvenida
    3. Error al importar empleados
  13. Preguntas frecuentes
    1. ¿Puedo crear empleados sin asignar horario?
    2. ¿Qué pasa si creo un empleado sin activar “Habilitado”?
    3. ¿Puedo cambiar el email de un empleado?
    4. ¿Los empleados ven su contraseña inicial?
    5. ¿Cuántos empleados puedo crear?
  14. ¿Necesitas ayuda?
  15. Guías relacionadas

Antes de empezar

Información necesaria

Antes de dar de alta un empleado, ten preparada esta información:

Datos personales:

  • ✅ Nombre completo
  • ✅ Email corporativo (será su usuario)
  • ✅ DNI o ID del empleado
  • ✅ Teléfono de contacto
  • ✅ Fecha de nacimiento

Datos laborales:

  • ✅ Departamento
  • ✅ Horario de trabajo
  • ✅ Fecha de alta en la empresa
  • ✅ Rol (Empleado, Manager, Admin)

Configuración de fichaje:

  • ✅ Métodos de fichaje permitidos (Web, App, PIN, QR, RFID)
  • ✅ ¿Requiere geolocalización?
  • ✅ ¿Requiere fichaje obligatorio?

Vacaciones:

  • ✅ Días de vacaciones anuales
  • ✅ Fecha de caducidad de vacaciones

Alta individual de empleado

Paso 1: Acceder a Trabajadores

  1. Ve al menú lateral “Configuraciones” (sección ADMIN)
  2. Selecciona “Trabajadores”
  3. Verás el listado de empleados actuales

Paso 2: Crear nuevo empleado

  1. Haz clic en el botón “Crear nuevo” (parte superior)
  2. Se abrirá el formulario de alta de empleado

Formulario de alta

El formulario está dividido en varias secciones:

📋 Información Personal

Nombre completo (obligatorio)

  • Nombre y apellidos del empleado
  • Ejemplo: “Juan Pérez García”

Email (obligatorio)

  • Email corporativo del empleado
  • Será su usuario de acceso
  • Debe ser único en el sistema
  • Ejemplo: “juan.perez@empresa.com”

Importante: El email no puede cambiarse después. Asegúrate de que sea correcto.

DNI/ID Empleado (obligatorio)

  • DNI, NIE o código de empleado
  • Ejemplo: “12345678A”
  • Útil para identificación en nóminas

Teléfono (opcional)

  • Número de contacto del empleado
  • Formato: Con o sin prefijo internacional
  • Ejemplo: “+34 600123456” o “600123456”

Fecha de nacimiento (opcional)

  • Selecciona del calendario
  • Útil para felicitaciones automáticas (si está configurado)

💼 Información de Contacto

Usuario (se genera automáticamente)

  • Se crea a partir del email
  • No necesitas rellenarlo manualmente

Contraseña (obligatoria en alta)

  • Contraseña temporal para el primer acceso
  • Requisitos mínimos:
    • 8 caracteres
    • 1 mayúscula
    • 1 número
    • 1 carácter especial

Confirmar contraseña

  • Repite la contraseña anterior

Consejo: Usa una contraseña temporal sencilla como “Temporal123!” y pide al empleado que la cambie en su primer acceso.

🏢 Configuración Laboral

Empresa

  • Tu empresa (ya seleccionada por defecto)
  • No modificable

Departamento(s) (obligatorio)

  • Selecciona al menos un departamento
  • Puedes asignar múltiples departamentos
  • Usa Ctrl+Click (Windows) o Cmd+Click (Mac) para seleccionar varios

Horario (obligatorio)

  • Selecciona el horario de trabajo del empleado
  • Si aún no existe, créalo primero en Horarios
  • Puedes cambiarlo después si es necesario

Responsable (Manager 1) (opcional)

  • Selecciona quién será su responsable directo
  • Aprobará sus ausencias y cambios de fichaje
  • Si no asignas, las aprobaciones irán al administrador

Responsable 2 (Manager 2) (opcional)

  • Responsable secundario
  • Útil para coberturas cuando el Manager 1 está ausente

🔐 Configuración de PIN para Terminal

PIN de terminal (opcional)

  • Código de 6 dígitos para fichaje en terminales
  • Solo si vas a usar fichaje por PIN
  • Ejemplo: “123456”
  • Debe ser único por empleado

Si dejas vacío, el empleado no podrá fichar por PIN.

📱 Métodos de Fichaje Permitidos

Selecciona qué métodos de fichaje puede usar este empleado:

☑️ Fichaje Web

  • Desde navegador de escritorio/móvil
  • Recomendado: Activar siempre

☑️ Fichaje Móvil

  • Desde aplicación iOS/Android
  • Recomendado para trabajadores móviles

☑️ Fichaje PIN

  • Desde terminal con código PIN
  • Requiere tener PIN configurado

☑️ Fichaje QR

  • Escaneando código QR
  • Útil para acceso rápido desde app

☑️ Fichaje RFID

  • Con tarjeta RFID
  • Requiere lectores RFID instalados

Importante: Debes marcar al menos un método de fichaje. Si no marcas ninguno, el empleado no podrá fichar.

Tag RFID (opcional)

  • ID de la tarjeta RFID del empleado
  • Solo necesario si usas fichaje RFID
  • Ejemplo: “0123456789ABCD”

⚙️ Configuración General

☑️ Habilitado

  • Marca esta casilla para que el empleado pueda acceder
  • Desactívala para dar de baja temporal
  • Por defecto: Marcado

☑️ Requiere Fichaje

  • Si está marcado, el empleado DEBE fichar
  • Si no está marcado, el fichaje es opcional
  • Recomendado: Marcado para la mayoría

☑️ Requiere Geolocalización

  • Si está marcado, debe compartir ubicación al fichar
  • Si no, puede fichar sin ubicación
  • Útil para trabajadores de campo

☑️ Notificaciones WhatsApp

  • Si está marcado, recibirá notificaciones por WhatsApp
  • Requiere configuración previa de integración WhatsApp
  • El empleado debe dar su consentimiento

🌴 Configuración de Ausencias

Esta sección la veremos en detalle en Asignar Vacaciones.

Días de vacaciones anuales (opcional)

  • Número de días de vacaciones al año
  • Ejemplo: 22, 23, 30
  • Si dejas vacío, no podrá solicitar vacaciones

Fecha de caducidad (opcional)

  • Cuándo expiran los días de vacaciones
  • Ejemplo: 31/12/2025
  • Si dejas vacío, no caducan

Guardar el empleado

Una vez completado el formulario:

  1. Revisa que todos los datos son correctos
  2. Verifica el email (no podrás cambiarlo después)
  3. Haz clic en “Guardar” o “Crear”

Verás un mensaje de confirmación: ✅ “Empleado creado correctamente”

Después de crear el empleado

Email de bienvenida

El empleado recibirá automáticamente un email con:

  • 👤 Su usuario (el email que configuraste)
  • 🔑 Contraseña temporal
  • 🔗 Enlace de acceso a AhoraFicho
  • 📱 Enlaces de descarga de apps móviles

Configuración adicional

Después de crear el empleado, puedes:

  1. Asignar vacaciones específicas
    • Ve a su ficha de empleado
    • Haz clic en “Ausencias Máximas”
    • Configura años específicos
  2. Configurar horario personalizado
  3. Añadir a proyectos (si módulo activo)
    • Asigna el empleado a proyectos específicos

Editar empleado existente

Para modificar datos de un empleado:

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Busca el empleado en el listado
  3. Haz clic en “Editar” (icono de lápiz ✏️)
  4. Modifica los campos necesarios
  5. Haz clic en “Guardar”

Campos que NO puedes editar

  • ❌ Email (es el identificador único)
  • ❌ Empresa

Para cambiar el email, debes crear un nuevo usuario.

Cambiar contraseña de un empleado

Si un empleado olvida su contraseña y no puede recuperarla:

  1. Edita el empleado
  2. En el campo “Nueva contraseña” introduce una temporal
  3. En “Confirmar nueva contraseña” repite la contraseña
  4. Guarda
  5. Comunica la contraseña temporal al empleado
  6. Pídele que la cambie en su primer acceso

Alta masiva de empleados

Si necesitas dar de alta a muchos empleados a la vez:

Opción 1: Importar desde Excel/CSV

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Haz clic en “Importar”
  3. Descarga la plantilla de ejemplo
  4. Rellena la plantilla con los datos de tus empleados
  5. Guarda el archivo en formato CSV o Excel
  6. Sube el archivo
  7. Revisa los datos antes de confirmar
  8. Haz clic en “Importar”

Estructura de la plantilla

La plantilla incluye estas columnas:

CampoObligatorioEjemplo
Nombre completoSíJuan Pérez García
EmailSíjuan.perez@empresa.com
DNISí12345678A
TeléfonoNo600123456
DepartamentoSíVentas
HorarioSíJornada Partida
ContraseñaSíTemporal123!

Importante: Todos los emails deben ser únicos. Emails duplicados causarán error en la importación.

Ventajas de la importación masiva

  • ✅ Ahorra tiempo con muchos empleados
  • ✅ Menos errores de tipeo
  • ✅ Puedes preparar los datos fuera del sistema
  • ✅ Puedes revisar antes de confirmar

Roles y permisos

Al crear un empleado, puedes asignarle roles:

Roles disponibles

Empleado (sin rol asignado)

  • Acceso básico
  • Solo ve su información
  • No puede validar ni configurar

Manager

  • Todo lo anterior +
  • Puede validar ausencias de su equipo
  • Puede aprobar cambios de fichaje de su equipo
  • Ve reportes de su departamento

Admin

  • Todo lo anterior +
  • Puede dar de alta/baja empleados
  • Puede configurar empresa
  • Acceso a todas las configuraciones

SuperAdmin (solo para AhoraFicho)

  • Acceso total al sistema
  • Gestión multi-empresa
  • No asignes este rol a empleados normales

Asignar rol

Los roles se asignan en la sección “Configuraciones” → “Roles”:

  1. Ve a Roles
  2. Selecciona el rol (Manager, Admin)
  3. Añade el usuario al rol
  4. Guarda

Un usuario puede tener múltiples roles. Por ejemplo, puede ser Manager Y Admin.

Verificar usuarios activos disponibles

Límite de usuarios

Tu plan de AhoraFicho tiene un límite de usuarios activos:

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. En la parte superior verás:
    Usuarios activos: 45 / 50
Usuarios disponibles: 5

Atención: Si alcanzas el máximo de usuarios activos, no podrás dar de alta más empleados hasta que desactives alguno o amplíes tu plan.

Ampliar plan

Si necesitas más usuarios:

  1. Contacta con soporte: soporte@ahoraficho.es
  2. O con tu comercial asignado
  3. Se actualizará tu plan según necesidades

Casos especiales

Empleado con múltiples departamentos

Si un empleado trabaja en varios departamentos:

  1. En el campo “Departamentos”, selecciona todos los necesarios
  2. Mantén pulsado Ctrl (Windows) o Cmd (Mac) para selección múltiple
  3. El primer departamento será el principal

Empleado sin departamento

No recomendado: Siempre asigna al menos un departamento. Sin departamento, el empleado puede tener problemas de acceso a ciertas funcionalidades.

Si temporalmente no sabes el departamento:

  • Crea un departamento “Sin asignar” o “General”
  • Asígnalo provisionalmente
  • Cámbialo cuando tengas la información correcta

Empleado con horario flexible

Si el empleado no tiene horario fijo:

  1. Crea un horario “Flexible” sin horas específicas
  2. O márcalo como “sin horario”
  3. Configura “Requiere Fichaje” como NO obligatorio

Becarios o temporales

Para empleados temporales:

  1. Créalos normalmente
  2. Anota la fecha de fin de contrato
  3. Desactívalos cuando finalice el período
  4. No los borres (mantén histórico)

Buenas prácticas

✅ Recomendaciones

Antes de crear:

  • Verifica que el email sea correcto (no podrás cambiarlo)
  • Asegúrate de tener el departamento creado
  • Ten listo el horario que asignarás
  • Prepara los datos completos

Durante la creación:

  • Rellena todos los campos obligatorios
  • Asigna al menos un método de fichaje
  • Configura un responsable (Manager)
  • Establece días de vacaciones desde el inicio

Después de crear:

  • Verifica que el empleado recibió el email de bienvenida
  • Confirma que puede acceder al sistema
  • Revisa su ficha para verificar datos
  • Asigna vacaciones específicas si es necesario

❌ Evita

  • Crear usuarios sin email verificado
  • Usar emails personales en lugar de corporativos
  • Dejar sin departamento
  • Dejar sin horario asignado
  • No configurar métodos de fichaje
  • Usar contraseñas demasiado complejas (temporales)
  • Borrar empleados en lugar de desactivarlos

Solución de problemas

El email ya existe

Error: “El email ya está registrado en el sistema”

Solución:

  • Verifica si el empleado ya existe (búscalo)
  • Si existe pero está desactivado, reactívalo
  • Si es un empleado nuevo, usa otro email

No recibe el email de bienvenida

Posibles causas:

  • Email incorrecto
  • Filtro de spam
  • Servidor de email con problemas

Soluciones:

  1. Verifica el email en la ficha del empleado
  2. Pide al empleado que revise spam
  3. Reenvía las credenciales manualmente
  4. Genera nueva contraseña y envíala por otro medio

Error al importar empleados

Errores comunes:

  • Formato de archivo incorrecto (usa CSV o Excel)
  • Emails duplicados
  • Departamentos que no existen
  • Horarios que no existen

Solución:

  • Descarga la plantilla de nuevo
  • Verifica que departamentos y horarios existan
  • Revisa que no haya emails repetidos
  • Asegúrate del formato correcto

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear empleados sin asignar horario?

Técnicamente sí, pero no es recomendable. Sin horario:

  • No se podrán generar reportes comparativos
  • No se detectarán impuntualidades
  • El empleado no sabrá cuándo debe fichar

¿Qué pasa si creo un empleado sin activar “Habilitado”?

El empleado quedará creado pero no podrá acceder al sistema hasta que lo actives.

¿Puedo cambiar el email de un empleado?

No directamente. El email es el identificador único. Si necesitas cambiarlo:

  1. Crea un nuevo usuario con el email correcto
  2. Desactiva el usuario antiguo
  3. Nota: Se perderá el histórico vinculado al usuario anterior

¿Los empleados ven su contraseña inicial?

Sí, la reciben por email. Deben cambiarla en su primer acceso por seguridad.

¿Cuántos empleados puedo crear?

Depende de tu plan contratado. Verifica en “Trabajadores” cuántos usuarios activos tienes disponibles.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes problemas al dar de alta empleados:

  • 🔧 Consulta esta guía completa
  • 📧 Email: soporte@ahoraficho.es
  • 💬 Preguntas Frecuentes
  • 📞 Soporte telefónico (horario comercial)

Guías relacionadas