Asignar Horarios

Cómo asignar horarios a empleados de forma individual o masiva.

Contenido

  1. Antes de empezar
    1. Prerequisitos
  2. Métodos de asignación
    1. 1. Asignación individual simple
    2. 2. Asignación masiva
    3. 3. Asignación programada
  3. Asignación Individual Simple
    1. Durante el alta de empleado
    2. Para empleado existente
  4. Asignación Masiva de Horarios
    1. Cuándo usar asignación masiva
    2. Acceder a Asignación Masiva
  5. Panel de Asignación Masiva
    1. Sección 1: Seleccionar Empleados
    2. Sección 2: Seleccionar Horario
    3. Sección 3: Fecha de Inicio
    4. Sección 4: Descripción (opcional)
  6. Aplicar cambios
  7. Ver cambios programados
    1. Cambios pendientes
    2. Cancelar cambio programado
  8. Historial de Cambios de Horario
    1. Ver historial global
    2. Ver historial de un empleado
  9. Casos de uso comunes
    1. Caso 1: Cambio de horario de verano
    2. Caso 2: Nuevo departamento completo
    3. Caso 3: Empleado en reducción de jornada
    4. Caso 4: Empleados de campo con horario flexible
  10. Notificaciones a empleados
    1. ¿Se notifica el cambio?
    2. Email de notificación manual
  11. Verificar asignaciones
    1. Comprobar que se aplicó correctamente
    2. Generar reporte de horarios
  12. Solución de problemas
    1. No veo la opción de asignación masiva
    2. El cambio programado no se aplicó
    3. Empleado no aparece en la selección
  13. Mejores prácticas
    1. ✅ Recomendaciones
    2. ❌ Evita
  14. Preguntas frecuentes
    1. ¿Puedo asignar diferentes horarios a empleados del mismo departamento?
    2. ¿Qué pasa si cambio el horario de un empleado a mitad de mes?
    3. ¿Puedo ver qué horario tenía un empleado en una fecha pasada?
    4. ¿Los cambios de horario afectan a fichajes anteriores?
    5. ¿Puedo programar múltiples cambios de horario?
  15. ¿Necesitas ayuda?
  16. Guías relacionadas

Antes de empezar

Prerequisitos

Antes de asignar horarios, asegúrate de:

  • ✅ Tener horarios creados
  • ✅ Tener empleados dados de alta
  • ✅ Conocer qué horario corresponde a cada empleado

Métodos de asignación

Existen tres formas de asignar horarios:

1. Asignación individual simple

Al dar de alta o editar un empleado

2. Asignación masiva

Asignar el mismo horario a múltiples empleados a la vez

3. Asignación programada

Programar cambios de horario para fechas futuras

Asignación Individual Simple

Durante el alta de empleado

Cuando das de alta un empleado:

  1. En el formulario de empleado
  2. Sección “Configuración Laboral”
  3. Campo “Horario”
  4. Selecciona el horario del desplegable
  5. Guarda el empleado

Para empleado existente

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Busca el empleado
  3. Haz clic en “Editar” ✏️
  4. Cambia el horario en el desplegable
  5. Haz clic en “Guardar”

Este método cambia el horario inmediatamente. Para cambios programados, usa la asignación masiva.

Asignación Masiva de Horarios

Cuándo usar asignación masiva

  • 📅 Cambio de horario de verano (muchos empleados)
  • 🏢 Nuevo departamento con mismo horario
  • 🔄 Reorganización empresarial
  • 📊 Ajustes por departamento

Acceder a Asignación Masiva

  1. Ve a “Configuraciones” → “Horarios”
  2. Haz clic en el horario que quieres asignar
  3. Haz clic en “Asignación Masiva” o botón similar

O desde el menú:

  1. Busca la opción “Asignación Masiva de Horarios” en Configuraciones
  2. Se abrirá el panel de asignación masiva

Panel de Asignación Masiva

Sección 1: Seleccionar Empleados

Filtrar empleados:

Puedes filtrar por:

  • Todos los empleados (marca/desmarca todos)
  • Por departamento: Solo empleados de un departamento específico
  • Por horario actual: Empleados que tengan X horario ahora
  • Búsqueda: Por nombre o email

Seleccionar empleados:

☑️ Seleccionar Todos   |  ☐ Deseleccionar Todos

🔍 Filtrar por departamento: [Todos ▼]

Empleados seleccionados: 12

☑️ Juan Pérez - Ventas (Horario actual: Jornada Partida)
☑️ María García - Ventas (Horario actual: Jornada Partida)
☐ Pedro López - Marketing (Horario actual: Intensivo)
☑️ Ana Martínez - Ventas (Horario actual: Jornada Partida)
...

Consejo: Usa los filtros para seleccionar rápidamente grupos de empleados.

Sección 2: Seleccionar Horario

Horario a asignar:

Selecciona del desplegable el horario que quieres asignar:

Seleccionar Horario: [Jornada Intensiva Verano ▼]

Opciones:
- Jornada Partida 9-18h
- Jornada Intensiva 8-15h
- Jornada Intensiva Verano ✓
- Media Jornada Mañanas
- Media Jornada Tardes

Sección 3: Fecha de Inicio

¿Cuándo aplicar el cambio?

Opciones:

  • Ahora (inmediato): Se aplica al guardar
  • Fecha específica: Programa para una fecha futura
Fecha de inicio: [01/06/2025 📅]

Ejemplo de uso:

  • Hoy es 15 de mayo
  • Seleccionas fecha: 1 de junio
  • El cambio se aplicará automáticamente el 1 de junio

Sección 4: Descripción (opcional)

Campo de texto libre para documentar el cambio:

Descripción: _________________________________

Ejemplo: "Cambio a horario de verano según acuerdo laboral"

Recomendación: Documenta siempre cambios masivos para futuras referencias.

Aplicar cambios

Una vez configurado todo:

  1. Revisa el resumen:
    Empleados seleccionados: 25
Horario a asignar: Jornada Intensiva Verano
Fecha de inicio: 01/06/2025
Descripción: Cambio a horario de verano

  2. Haz clic en “Aplicar Cambios” o “Guardar”

  3. Verás confirmación:
    ✅ Cambio de horario programado correctamente
   
Se aplicará a 25 empleados el 01/06/2025

Ver cambios programados

Cambios pendientes

Para ver cambios de horario programados que aún no se han aplicado:

  1. Ve a “Configuraciones” → “Horarios”
  2. Busca sección “Cambios Programados” o “Cambios Pendientes”

Verás una tabla:

EmpleadosHorario NuevoFecha AplicaciónEstadoAcciones
25 empleadosIntensivo Verano01/06/2025Pendiente❌ Cancelar
5 empleadosMedia Jornada15/06/2025Pendiente❌ Cancelar

Cancelar cambio programado

Si necesitas cancelar un cambio que aún no se ha aplicado:

  1. Localiza el cambio en “Cambios Programados”
  2. Haz clic en ❌ “Cancelar”
  3. Confirma la cancelación

Solo puedes cancelar cambios pendientes. Los ya aplicados no pueden deshacerse (pero sí puedes hacer otro cambio).

Historial de Cambios de Horario

Ver historial global

  1. Ve a “Configuraciones” → “Horarios”
  2. Sección “Historial de Cambios”

Verás un registro de todos los cambios de horario realizados:

FechaEmpleadosHorario AnteriorHorario NuevoAplicado PorEstado
01/06/202525Partida 9-18hIntensivo VeranoAdminAplicado
15/05/20255IntensivoMedia JornadaAdminAplicado

Ver historial de un empleado

Para ver el historial de horarios de un empleado específico:

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Haz clic en el empleado
  3. Sección “Historial de Horarios”
Horario Actual: Jornada Intensiva Verano
Desde: 01/06/2025

Historial:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
01/06/2025 - Actual
Jornada Intensiva Verano
Aplicado por: Admin
Motivo: Cambio a horario de verano
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01/01/2025 - 31/05/2025
Jornada Partida 9-18h
Aplicado por: Admin
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15/09/2024 - 31/12/2024
Jornada Intensiva (antiguo)
Aplicado por: Admin
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Casos de uso comunes

Caso 1: Cambio de horario de verano

Situación:

  • 50 empleados pasan a jornada intensiva en verano
  • Del 1 de junio al 30 de septiembre

Solución:

Paso 1 - 15 de mayo: Programar cambio a verano

  1. Asignación masiva
  2. Selecciona 50 empleados
  3. Horario: “Jornada Intensiva Verano”
  4. Fecha: 01/06/2025
  5. Descripción: “Cambio a horario de verano”
  6. Aplicar

Paso 2 - 15 de septiembre: Programar vuelta

  1. Asignación masiva
  2. Selecciona los mismos 50 empleados
  3. Horario: “Jornada Partida Estándar”
  4. Fecha: 01/10/2025
  5. Descripción: “Fin horario de verano”
  6. Aplicar

Los cambios se aplicarán automáticamente en las fechas programadas.

Caso 2: Nuevo departamento completo

Situación:

  • Se crea departamento “Atención al Cliente” con 15 empleados
  • Horario especial: 10:00 - 19:00

Solución:

  1. Crea el horario “Atención Cliente 10-19h”
  2. Asignación masiva
  3. Filtra por departamento: “Atención al Cliente”
  4. Selecciona todos (15 empleados)
  5. Horario: “Atención Cliente 10-19h”
  6. Fecha: Inmediato
  7. Aplicar

Caso 3: Empleado en reducción de jornada

Situación:

  • Empleado pasa a media jornada temporal por conciliación
  • Del 1 de julio al 31 de diciembre

Solución:

Opción A: Individual simple

  1. Edita el empleado
  2. Cambia horario a “Media Jornada”
  3. Anota en observaciones la fecha de fin
  4. Recordatorio manual para volver a cambiar en enero

Opción B: Con asignación masiva (mejor)

  1. Programa cambio individual para 01/07/2025 a “Media Jornada”
  2. Programa segundo cambio para 01/01/2026 de vuelta a “Jornada Completa”

Caso 4: Empleados de campo con horario flexible

Situación:

  • 10 comerciales sin horario fijo
  • Necesitan fichaje pero sin restricciones horarias

Solución:

  1. Crea horario “Flexible Comerciales”
    • Lun-Vie: 00:00 - 23:59
    • Flexibilidad: Todo el día
    • Sin notificaciones de impuntualidad
  2. Asignación masiva
  3. Selecciona los 10 comerciales
  4. Asigna “Flexible Comerciales”

Notificaciones a empleados

¿Se notifica el cambio?

Cuando cambias el horario de un empleado:

Con cambio inmediato:

  • El empleado ve el nuevo horario en su perfil inmediatamente
  • Se recomienda avisar por email/mensaje

Con cambio programado:

  • El empleado ve su horario actual hasta la fecha programada
  • Opcionalmente puede ver “Próximo cambio programado”

Recomendación: SIEMPRE comunica cambios de horario a los empleados, aunque sea opcional. Evita malentendidos.

Email de notificación manual

Puedes enviar email a los afectados:

Asunto: Cambio de horario - Junio 2025

Estimado equipo,

Os informamos que a partir del 1 de junio de 2025 pasaremos a 
horario de verano intensivo:

Lunes a Viernes: 08:00 - 15:00 (jornada continua)

Este horario estará vigente hasta el 30 de septiembre.

Podéis consultar vuestro horario actualizado en AhoraFicho 
en vuestro perfil.

Saludos,
RR.HH.

Verificar asignaciones

Comprobar que se aplicó correctamente

Después de asignar horarios:

  1. Ve al listado de empleados
  2. Verifica la columna “Horario”
  3. Comprueba que todos tienen el horario correcto

Generar reporte de horarios

Exporta un listado de empleados con sus horarios:

  1. Ve a “Configuraciones” → “Trabajadores”
  2. Haz clic en “Exportar”
  3. El Excel incluirá la columna “Horario Asignado”

Solución de problemas

No veo la opción de asignación masiva

Posibles causas:

  • No tienes permisos de Administrador
  • La funcionalidad no está disponible en tu plan

Solución:

  • Verifica tus permisos
  • Contacta con soporte

El cambio programado no se aplicó

Verificaciones:

  1. ¿La fecha ya pasó?
  2. ¿El cambio sigue en “Pendientes”?
  3. ¿Hay algún error en el log?

Solución:

  • Si sigue pendiente, cancélalo y vuelve a crearlo
  • Contacta con soporte si persiste

Empleado no aparece en la selección

Causas:

  • Empleado desactivado
  • Filtros activos que lo excluyen

Solución:

  • Verifica que el empleado está activo
  • Quita todos los filtros y busca por nombre

Mejores prácticas

✅ Recomendaciones

Planificación:

  • Programa cambios con 2 semanas de antelación
  • Comunica a empleados antes del cambio
  • Documenta el motivo en la descripción

Verificación:

  • Revisa la lista de empleados seleccionados antes de aplicar
  • Usa filtros para evitar seleccionar empleados incorrectos
  • Genera reporte después de cambios masivos

Comunicación:

  • Avisa siempre a los empleados
  • Explica motivo y duración del cambio
  • Recuerda fechas de vuelta (si aplica)

❌ Evita

  • Cambiar horarios sin avisar
  • Asignaciones masivas sin verificar selección
  • Cancelar cambios programados a última hora
  • No documentar cambios importantes
  • Cambios retroactivos (fechas pasadas)

Preguntas frecuentes

¿Puedo asignar diferentes horarios a empleados del mismo departamento?

Sí, cada empleado puede tener un horario diferente independientemente de su departamento.

¿Qué pasa si cambio el horario de un empleado a mitad de mes?

El sistema calculará correctamente:

  • Días con horario antiguo → según horario antiguo
  • Días con horario nuevo → según horario nuevo
  • Los reportes mostrarán ambos períodos

¿Puedo ver qué horario tenía un empleado en una fecha pasada?

Sí, en el Historial de Horarios del empleado puedes ver todos sus horarios pasados con fechas exactas.

¿Los cambios de horario afectan a fichajes anteriores?

No, los fichajes pasados se mantienen con el horario que tenían en ese momento. Solo afecta a fichajes futuros.

¿Puedo programar múltiples cambios de horario?

Sí, puedes programar varios cambios para diferentes fechas futuras.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes problemas al asignar horarios:

Guías relacionadas