Guía del Administrador
Documentación completa para administradores de AhoraFicho. Gestión de usuarios, configuración y reportes.
Contenido
- ¿Qué puedes hacer como Administrador?
- Accesos rápidos
- Responsabilidades del Administrador
- Estructura del menú de Administrador
- Mejores prácticas
- Delegación de tareas
- Cumplimiento normativo (RD 8/2019)
- Soporte y recursos
- Formación continua
¿Qué puedes hacer como Administrador?
Como administrador de AhoraFicho, tienes acceso completo a la gestión de tu empresa:
👥 Gestión de Empleados
- Dar de alta nuevos trabajadores
- Editar información de empleados
- Activar y desactivar usuarios
- Asignar roles y permisos
- Gestionar departamentos
⏰ Gestión de Horarios
- Crear horarios personalizados
- Asignar horarios a empleados
- Configurar flexibilidad horaria
- Gestionar turnos rotativos
- Historial de cambios de horario
🌴 Gestión de Vacaciones
- Asignar días de vacaciones anuales
- Configurar fechas de caducidad
- Aprobar o rechazar solicitudes
- Crear ausencias para empleados
- Gestionar tipos de ausencias
🏢 Configuración de la Empresa
- Gestionar edificios y centros de trabajo
- Configurar días festivos
- Configurar departamentos
- Gestionar dispositivos de fichaje
- Configurar notificaciones
📊 Reportes e Inspecciones
- Generar informe para inspección de trabajo
- Reportes mensuales por empleado
- Informes de impuntualidad
- Exportación de datos
- Estadísticas de la empresa
⚙️ Configuración Avanzada
- Tipos de ausencias personalizados
- Tipos de gastos
- Proyectos e imputaciones
- Alias de IPs
- Roles y permisos
Accesos rápidos
🚀 Tareas más frecuentes
Dar de Alta Empleados
Proceso completo para registrar nuevos trabajadores en el sistema.
Desactivar Usuarios
Cómo desactivar temporalmente o definitivamente un empleado.
Crear Horarios
Configurar horarios de trabajo personalizados.
Asignar Horarios
Asignar horarios a empleados individual o masivamente.
Configurar Turnos Rotativos
Gestionar turnos para trabajadores con horarios cambiantes.
Asignar Vacaciones
Configurar días de vacaciones anuales para empleados.
Gestión de Departamentos
Crear y gestionar la estructura departamental.
Gestión de Edificios
Configurar centros de trabajo y geolocalización.
Días Festivos
Configurar el calendario de festivos de la empresa.
Responsabilidades del Administrador
Configuración inicial
- ✅ Estructura de departamentos
- ✅ Centros de trabajo/edificios
- ✅ Horarios base
- ✅ Calendario de festivos
- ✅ Tipos de ausencias
Gestión diaria
- ✅ Validar solicitudes de cambios de fichaje
- ✅ Aprobar/rechazar ausencias
- ✅ Resolver incidencias de empleados
- ✅ Monitorizar fichajes
Gestión mensual
- ✅ Revisar reportes mensuales
- ✅ Generar informes para nómina
- ✅ Actualizar días de vacaciones
- ✅ Revisar impuntualidades
Auditorías e inspecciones
- ✅ Mantener registros actualizados
- ✅ Generar informes oficiales
- ✅ Garantizar cumplimiento normativo (RD 8/2019)
- ✅ Preparar documentación para inspecciones
Estructura del menú de Administrador
Como administrador, verás estas secciones adicionales:
⚙️ Configuraciones
Configuraciones
├── Trabajadores
├── Departamentos
├── Edificios
├── Departamento Edificios
├── Horarios
├── Días festivos
├── Proyectos (si módulo activo)
├── ─────────────────
├── Notificaciones
├── Dispositivos
├── Alias de IP
├── Tipos de Ausencias
├── Tipos de Gastos (si módulo activo)
├── Tipos de Servicios (si módulo activo)
├── Categorías de Documentos (si módulo activo)
└── Roles
🏢 Empresa
Empresa
├── Calendarios (ausencias, gastos, imputaciones)
├── Gestión de Fichajes
├── Gestión de Ausencias
├── Gestión de Gastos
├── Gestión de Imputaciones
├── Gestión de Turnos
├── Gestión de Servicios
└── Gestión de Documentos
✅ Validaciones
Validaciones
├── Cambios de Fichajes
├── Ausencias Pendientes
├── Gastos Pendientes
└── Imputaciones Pendientes
📊 Reportes
Reportes
├── Resumen Diario Departamento
├── Resumen Semanal Departamento
├── Reporte Mensual
├── Impuntualidades
├── Resumen Ausencias
├── Resumen por Proyectos
└── Reporte de Servicios
Mejores prácticas
✅ Recomendaciones
Configuración inicial:
- Planifica bien la estructura de departamentos antes de empezar
- Importa empleados en lote si tienes muchos
- Configura horarios estándar primero
- Establece festivos del año completo
Gestión diaria:
- Revisa validaciones pendientes diariamente
- Responde rápido a solicitudes de empleados
- Mantén actualizada la información de empleados
- Documenta cambios importantes
Seguridad:
- No compartas credenciales de administrador
- Revisa regularmente usuarios activos
- Desactiva empleados que ya no trabajan
- Audita cambios importantes
❌ Evita
- Crear usuarios sin departamento asignado
- Modificar horarios sin avisar al empleado
- Rechazar solicitudes sin justificación
- Activar/desactivar usuarios aleatoriamente
- Borrar datos históricos (mejor desactivar)
Delegación de tareas
Manager vs Administrador
Puedes delegar algunas tareas a Managers:
| Tarea | Manager | Admin |
|---|---|---|
| Aprobar ausencias de su equipo | ✅ | ✅ |
| Aprobar cambios de fichaje | ✅ | ✅ |
| Ver reportes de su equipo | ✅ | ✅ |
| Dar de alta empleados | ❌ | ✅ |
| Modificar horarios | ❌ | ✅ |
| Configurar empresa | ❌ | ✅ |
| Gestionar departamentos | ❌ | ✅ |
Consejo: Asigna Managers a departamentos para distribuir la carga de validaciones.
Cumplimiento normativo (RD 8/2019)
Como administrador, eres responsable de garantizar:
✅ Obligaciones legales
- Registro diario de jornada
- Todos los empleados deben fichar entrada y salida
- Registros deben ser fiables, inalterables y accesibles
- Conservación de registros
- Mínimo 4 años
- Disponibles para Inspección de Trabajo
- Información a representantes
- Entregar resúmenes mensuales si lo solicitan
- Formato comprensible y accesible
- Documentación para inspecciones
- Tener informes listos para auditorías
- Ver guía: Informe para Inspección
Soporte y recursos
📚 Documentación relacionada
🆘 ¿Necesitas ayuda?
- 📧 Email soporte: soporte@ahoraficho.es
- 💬 Consulta las Preguntas Frecuentes
- 📞 Soporte telefónico (horario comercial)
- 🎓 Formación personalizada disponible
Formación continua
Recursos disponibles
- 📖 Esta documentación completa
- 🎥 Videotutoriales (próximamente)
- 👨🏫 Sesiones de formación personalizadas
- 📧 Newsletter con novedades y tips
Actualizaciones del sistema
Mantente informado de:
- Nuevas funcionalidades
- Cambios en la normativa
- Mejoras del sistema
- Casos de uso y mejores prácticas
Recuerda: Como administrador, eres el responsable de garantizar el correcto funcionamiento del sistema de control horario en tu empresa y del cumplimiento de la normativa vigente.